Come impostare e utilizzare Open365, un'alternativa Open Source a Office 365

Se usi la suite di programmi LibreOffice, sarai felice di conoscere Open365. Proprio come LibreOffice è l'alternativa open source gratuita a Microsoft Office, Open365 è la controparte gratuita di Office 365 basata su cloud.

Open365, attualmente in versione beta, funziona molto come Office 365. consente di modificare documenti, come ad esempio .docx, .xlsx o .pptx, ma è anche possibile caricare file multimediali sul proprio account Open365. Se un formato di file non è supportato, ti verrà richiesto di scaricare il file in modo da poterlo aprire in un programma appropriato. È possibile aprire e modificare documenti Microsoft Word, Excel e PowerPoint (e documenti LibreOffice Writer, Calc e Impress, ovviamente) online, nonché archiviarli nella cloud in modo da poterli accedere da qualsiasi luogo. Quando ti registri a un account Open365 gratuito, ricevi 20 GB di spazio di archiviazione basato su cloud per i tuoi file, anche se al momento non è chiaro se questo è disponibile solo durante il periodo di beta.

NOTA: al momento della pubblicazione di questo articolo, l'unico nuovo file che è possibile creare su Open365 è un file Markdown. Se si desidera creare un nuovo documento LibreOffice Writer, Calc o Impress, crearne uno sul disco rigido locale utilizzando una delle app desktop LibreOffice (o app portatili) e quindi caricare il file nella libreria Open365. Puoi anche caricare i file LibreOffice o Microsoft Office sul tuo account Open365 e ti mostreremo come caricare facilmente i documenti in un secondo momento in questo articolo.

Come registrarsi per un account Open365

Per iscriverti a Open365 Beta, visita questo sito Web e inserisci il tuo indirizzo email.

Inserisci un "Nome utente", che sarà il tuo indirizzo email su Open365 ([email protected]). Utilizzerai questo indirizzo email per accedere al tuo account Open365. Scegli una password e inseriscila due volte (una volta nella casella di modifica "Password" e di nuovo nella casella di modifica "Ripeti password" .L'email che hai inserito nella pagina di accesso anticipato viene automaticamente inserita nella casella "E-mail". il resto del modulo, fare clic sulla casella di controllo "Comprendo e accetta la politica sulla privacy di Open365" (è possibile leggere la politica facendo clic sul collegamento "informativa sulla privacy"), quindi fare clic su "Registra".

La finestra di dialogo Salva con nome del browser si apre automaticamente in modo da poter scaricare il client Open365. Il client non è necessario per utilizzare Open365, ma semplifica la sincronizzazione dei documenti tra il PC e l'account Open365.

Non è necessario scaricare il file di installazione del client ora; può essere facilmente scaricato in seguito dall'interno del tuo account Open365. Se si desidera scaricare il file di installazione del client ora, accedere a dove si desidera salvare il file e fare clic su "Salva". Altrimenti, fai clic su "Annulla". Discuteremo dell'installazione e dell'utilizzo del client Open365 più avanti in questo articolo.

La schermata seguente viene visualizzata anche dopo aver terminato con la schermata di registrazione. Fai clic su "I'm Ready" per continuare.

Nella schermata di accesso, inserisci il tuo nuovo indirizzo email Open365 nella casella di modifica "Nome utente", quindi inserisci la tua "Password" e fai clic su "Accedi".

Se vuoi ricevere le notifiche da Open365, fai clic su "Consenti" nel popup che viene visualizzato. Queste notifiche includono messaggi relativi a caricamenti e download di file completati.

Come aprire librerie e file

Dopo esserti iscritto a Open365 e aver effettuato l'accesso, viene visualizzata la vista "Hub". Inizialmente, hai una libreria chiamata "La mia biblioteca" contenente alcuni file di esempio. È possibile creare più librerie per aiutare a categorizzare i file. Ad esempio, forse vuoi una libreria per i file personali e una per i file di lavoro.

Per accedere ai file di esempio nella libreria, fare clic su "La mia biblioteca".

Fare clic su uno dei file di esempio per aprirlo.

Se il file è in un formato supportato, viene aperto online nel programma completo di LibreOffice, altrimenti viene richiesto di scaricare il file.

NOTA: potrebbe essere necessario un po 'di tempo prima che il documento venga caricato, quindi sii paziente se vedi una pagina vuota.

Utilizza i menu e le funzionalità dell'editor online per aggiungere o apportare modifiche al tuo documento. Puoi salvarlo usando il comando Salva nel menu File, proprio come faresti in un programma localmente sul tuo computer. Anche in questo caso, il salvataggio del documento potrebbe richiedere un po 'di tempo, quindi sii paziente.

Se si salva un documento di Microsoft Office, viene visualizzata la seguente finestra di dialogo di avviso che informa che il documento potrebbe contenere una formattazione che non può essere salvata nel formato corrente. Se si utilizzano funzioni esclusive di LibreOffice, non verranno salvate con il file se lo si salva come file di Microsoft Office. Per continuare a salvare il documento in formato Office (Word in questo esempio) fai clic su "Usa formato XML Microsoft Word 2007-2013".

NOTA: Nota questa finestra di dialogo dice Word 2007-2013 (come della pubblicazione di questo articolo). Puoi anche lavorare con i file di Microsoft Office 2016 in Open365. Abbiamo testato il servizio utilizzando un file Word 2016.

Per chiudere il documento, basta chiudere la scheda. Viene visualizzata la finestra di dialogo Conferma navigazione, in cui si avverte che è possibile perdere il lavoro se si esce dalla pagina. Se hai salvato il documento, fai clic su "Lascia questa pagina" per chiudere la scheda.

Come creare una nuova libreria

Come accennato in precedenza, puoi creare più librerie nell'interfaccia web per classificare i tuoi documenti. Per creare una nuova libreria, fai clic sul link "Librerie" sopra l'elenco di documenti per tornare all'elenco principale di librerie.

Quindi, fai clic su "Nuova libreria" a destra sopra l'elenco di documenti.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova libreria. Inserisci un nome per la tua nuova libreria nella casella di modifica "Nome". Abbiamo testato la crittografia su una nuova libreria creata nell'interfaccia web e non funziona ancora. Quindi, non selezionare la casella "Encrypt". Clicca "Invia".

Fare clic sulla nuova libreria nell'elenco di librerie per aprirla.

Come caricare un documento

Il caricamento di documenti nel tuo account Open365 ti consente di visualizzare e modificare quei documenti ovunque tu abbia una connessione Internet. Per caricare un documento, aprire Esplora file (o Esplora risorse), trovare il documento che si desidera caricare e trascinarlo nella finestra del browser nella nuova libreria.

Puoi anche fare clic sul pulsante "Carica" ​​sulla barra degli strumenti e selezionare un file da caricare utilizzando la finestra di dialogo Apri.

Al termine del caricamento del file, il popup di caricamento file completo viene visualizzato nella parte inferiore della finestra del browser.

Il documento è disponibile per la visualizzazione e la modifica nella nuova libreria.

Come scaricare un documento

Quindi, hai apportato modifiche al tuo documento online da varie posizioni e ora desideri scaricare il file sul tuo laptop in modo che tu possa lavorare offline. Forse hai bisogno di lavorare sul documento in un luogo senza una connessione internet per un po '. Puoi caricarlo di nuovo e sostituire il file del documento online una volta che hai la connettività internet.

Per scaricare un documento, sposta il mouse sulla riga del documento desiderato e fai clic sul pulsante "Scarica".

Nella finestra di dialogo Salva con nome, accedere a dove si desidera salvare il documento. Il nome corrente del documento viene inserito nella casella di modifica "Nome file". Cambia il nome se vuoi e poi fai clic su "Salva".

Come utilizzare il client Open365

Il client Open365 ti consente di caricare e scaricare facilmente i documenti creando una libreria da una cartella sul computer locale e sincronizzando la cartella con la libreria connessa nell'account Open365, proprio come Google Drive o Dropbox. Se non hai ancora scaricato il client, accedi al tuo account e fai clic sul link "Scarica client" nella parte inferiore dello schermo.

Installa il client dal file scaricato, seguendo le istruzioni sullo schermo.

Una volta installato il client, eseguilo. In Windows 7 e 10, è possibile eseguire Open365 dal menu Start. In Windows 8 / 8.1, cerca Open365 nella schermata Start per trovare il programma ed eseguirlo.

La schermata Scegli cartella Seafile ti consente di specificare quale cartella del PC in cui scaricare le librerie per impostazione predefinita. Inizialmente, la tua cartella utente sotto C: \ Utenti è selezionato e una sottocartella Seafile verrà creata in quella cartella. Per cambiare questa cartella, fai clic su "Scegli".

Nella finestra di dialogo Scegli una directory, selezionare la cartella in cui si desidera scaricare le librerie per impostazione predefinita e fare clic su "Seleziona cartella".

Il percorso completo della cartella selezionata viene inserito nella casella di modifica. Fai clic su "Avanti".

Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi un account. Per impostazione predefinita, l'URL del server Open365 viene inserito automaticamente nella casella di modifica "Server". Tuttavia, gli sviluppatori di Open365 prevedono di rilasciare strumenti che consentano di ospitare il proprio server. Pertanto, a differenza di Office 365, avrai accesso a funzionalità simili a Office 365 senza rinunciare al controllo sui tuoi dati. Per questo esempio, useremo il server di Open365, quindi accetta il percorso predefinito per il server.

Nella casella di modifica "Email", inserisci l'indirizzo email Open365 che hai creato dal tuo nome utente e inserisci la tua "Password". Il nome corrente del tuo computer viene inserito automaticamente nella casella di modifica "Nome computer". Cambia quel testo se vuoi usare un nome diverso. Fai clic su "Accedi".

Il client Open365 si apre. Puoi mappare una cartella sul tuo disco rigido locale in una libreria nel tuo account Open365. Ciò ti consente semplicemente di aggiungere file a quella cartella per caricarli e cancellare i file da quella cartella per rimuoverli dal tuo account. Puoi aprire i file da quella cartella, cambiarli e ricaricare il documento modificato sul tuo account Open365.

Per sincronizzare una cartella locale con una libreria online, aprire Esplora file (o Esplora risorse), accedere alla cartella che si desidera sincronizzare e trascinarla nella casella "Seleziona o trascina cartella da sincronizzare" nella parte inferiore della finestra del client Open365..

Nella finestra di dialogo Crea una libreria, il percorso della cartella trascinata nella finestra del client viene automaticamente inserito nella casella di modifica "Percorso", ma puoi fare clic su "Scegli" per modificare questo percorso. Forse hai cambiato idea o hai trascinato la cartella sbagliata sulla finestra del client. Per impostazione predefinita, il nome della cartella viene inserito come nome della libreria. Tuttavia, puoi cambiarlo nel campo "Nome". Anche la crittografia non funziona nel client Open365, quindi non selezionare la casella "crittografata". Fai clic su "OK".

Tutti i documenti nella cartella locale vengono automaticamente caricati nella nuova libreria nell'account Open 365 online.

Come condividere una biblioteca o un documento

Puoi anche condividere librerie e documenti con altri. Per fare ciò, sposta il mouse sulla libreria nell'elenco e fai clic sul pulsante "Condividi".

La finestra di dialogo Condividi mostra i diversi modi di condividere le librerie. È possibile generare un collegamento per il download per consentire ad altre persone di scaricare la libreria e i file nella libreria oppure è possibile generare un collegamento di caricamento che consenta ad altri di caricare file nella libreria. Puoi anche condividere un'intera libreria con un utente o con un intero gruppo. Puoi creare gruppi di colleghi, amici o familiari e condividere una libreria di file con tutti in un gruppo contemporaneamente.

Quando si condividono documenti, è possibile generare solo un collegamento per il download.

Per questo esempio, creerò un collegamento che consentirà ad altri di scaricare la libreria che ho condiviso. Per fare ciò, assicurati che "Link di download" sia selezionato sulla sinistra. Se si desidera aggiungere la protezione tramite password alla libreria o al documento condiviso, selezionare la casella "Aggiungi protezione password" e immettere una password due volte.

Quando condividi una libreria e hai applicato una password, il destinatario del link dovrà inserire quella password nella pagina web per accedere ai file.

Se si condivide un documento, è disponibile anche un collegamento per il download diretto (indipendentemente dal fatto che si sia applicata o meno una password al documento). Ciò consente al destinatario del link di scaricare il documento senza immettere una password, anche se ne è stata applicata una al documento.

Open365 ha app disponibili per iOS e Android. In Open365 su iOS, sembra che tu possa solo aprire documenti in altri word processor sul tuo dispositivo e la creazione di nuovi file non funzioni correttamente. Per Android, c'è anche LibreOffice Viewer Beta per Android, che è nelle prime fasi di sviluppo. Esiste una modalità di modifica sperimentale che è possibile abilitare e "utilizzare a proprio rischio". L'abbiamo provato e non ha funzionato molto bene ancora.

Open365 è utile se si creano e si modificano i documenti di LibreOffice su un computer Windows, Mac o Linux e si desidera accedere ai documenti da qualsiasi macchina senza trasferire i documenti tramite "sneaker net". Ricorda, è in beta e ancora nelle prime fasi di sviluppo, quindi non tutto funziona ancora, e potrebbero esserci alcuni bug, ma sembra promettente.