Come impostare una data di scadenza durante la condivisione di file su Google Drive
La condivisione di un file da Google Drive è un ottimo modo per consentire a clienti e appaltatori di accedere ai documenti senza doverli scaricare. Se si desidera che le persone abbiano accesso temporaneo ai file, è possibile impostare una data di scadenza automatica al momento della condivisione. Ecco come.
Nota: Per utilizzare questa funzione, come proprietario del documento, è necessario disporre di un account G Suite a pagamento. Le persone con cui condividi documenti fanno non bisogno di un account a pagamento per visualizzare i documenti.
Come impostare una data di scadenza sui file di Google Drive
Avvia Google Drive collegato al tuo account G Suite, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file che desideri condividere, quindi fai clic su "Condividi" nel menu di scelta rapida.
Aggiungi gli indirizzi email di tutte le persone con cui desideri condividere il file e fai clic sul pulsante "Invia". Se invii l'invito a un account Gmail, queste persone vengono aggiunte automaticamente all'elenco delle persone che possono accedere al file. Se invii a un altro tipo di indirizzo, ogni persona riceverà un'email con un link che indirizza al file.
Ora, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e fai nuovamente clic sul comando "Condividi".
Questa volta con le opzioni di condivisione aperte, fai clic sul link "Avanzate".
Accanto alle informazioni di contatto di ogni persona, vedrai un'icona del timer. Fare clic per impostare una data di scadenza.
Da qui, fai clic sul menu a discesa "Accesso Scadenza" per scegliere 7 giorni, 30 giorni o per impostare una data di scadenza personalizzata.
Scegliendo l'opzione "Data personalizzata" si apre un calendario per selezionare una data più precisa.
Se si desidera impostare una data di scadenza per chiunque altro, fare clic sul timer accanto al proprio nome. È necessario impostare una data di scadenza per ogni persona.
Infine, fai clic su "Salva modifiche" per finalizzare le modifiche apportate a tutti gli utenti.
C'è un avvertimento qui di cui dovresti essere a conoscenza. Per impostazione predefinita, le persone con cui condividi possono scaricare, stampare o copiare il file e, se lo fanno, avranno accesso a tali copie dopo ogni data di scadenza impostata. Puoi impostare il loro permesso solo per la visualizzazione e quindi attivare "Disabilita opzioni per scaricare, stampare e copiare per commentatori e visitatori" per impedire ciò, ma queste persone non saranno in grado di modificare il documento.
Tuttavia, se hai persone che hanno solo bisogno di un accesso temporaneo per visualizzare o commentare un documento, questa funzione funziona alla grande.
