Come pianificare o ritardare l'invio di messaggi e-mail in Outlook
Quando si fa clic su Invia per e-mail, viene in genere inviato immediatamente. Ma cosa succede se si desidera inviarlo in un secondo momento? Outlook consente di ritardare l'invio di un singolo messaggio o di tutti i messaggi di posta elettronica.
Ad esempio, forse stai inviando a qualcuno un messaggio e-mail a tarda notte e si trovano in un fuso orario con 3 ore di anticipo. Non vuoi svegliarli nel cuore della notte con una notifica via email sul loro telefono. Invece, pianifica l'e-mail da inviare il giorno successivo in un momento in cui sai che saranno pronti a ricevere l'e-mail.
Outlook consente inoltre di ritardare tutte le e-mail di un certo periodo di tempo prima di inviarle. Ti mostreremo come ritardare l'invio di un singolo messaggio e come creare una regola per ritardare la consegna di tutti i messaggi.
Come ritardare la consegna di un singolo messaggio di posta elettronica
Per ritardare l'invio di un singolo messaggio e-mail, creare un nuovo messaggio, inserire l'indirizzo e-mail del / i destinatario / i, ma non fare clic su "Invia". Fare invece clic sulla scheda "Opzioni" nella finestra Messaggio.
Nella sezione Altre opzioni, fai clic su "Consegna differita".
Nella sezione Opzioni di consegna della finestra di dialogo Proprietà, fare clic sulla casella di controllo "Non consegnare prima" in modo che nella casella vi sia un segno di spunta. Quindi, fai clic sulla freccia giù nella casella della data e seleziona una data dal calendario popup.
Fare clic sulla freccia giù sulla casella del tempo e selezionare un orario dall'elenco a discesa.
Quindi, fai clic su "Chiudi". Il tuo messaggio di posta elettronica verrà inviato alla data e all'ora che hai scelto.
NOTA: Se si utilizza un account POP3 o IMAP, è necessario lasciare Outlook aperto fino a quando il messaggio non viene inviato. Per determinare il tipo di account che stai utilizzando, consulta l'ultima sezione di questo articolo.
Come ritardare l'invio di tutti i messaggi e-mail usando una regola
È possibile ritardare l'invio di tutti i messaggi e-mail di un determinato numero di minuti (fino a 120) utilizzando una regola. Per creare questa regola, fare clic sulla scheda "File" sulla finestra principale di Outlook (non sulla finestra Messaggio). Puoi salvare il tuo messaggio come bozza e chiudere la finestra del messaggio o lasciarlo aperto e fare clic sulla finestra principale per attivarlo.
Nella schermata del backstage, fai clic su "Gestisci regole e avvisi".
Viene visualizzata la finestra di dialogo Regole e avvisi. Assicurati che la scheda Regole e-mail sia attiva e fai clic su "Nuova regola".
Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata regole. Nella sezione Passaggio 1: selezionare un modello, in Inizia da una regola vuota, selezionare "Applica regola sui messaggi che invio". La regola viene visualizzata al passaggio 2. Fai clic su "Avanti".
Se ci sono delle condizioni che vuoi applicare, selezionale nella casella di riepilogo Passo 1: Seleziona condizioni. Se si desidera applicare questa regola a tutti i messaggi e-mail, fare clic su "Avanti" senza selezionare alcuna condizione.
Se si fa clic su "Avanti" senza selezionare alcuna condizione, viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma in cui si chiede se si desidera applicare la regola a ogni messaggio inviato. Clicca "Si".
Nel Passaggio 1: selezionare l'elenco delle azioni, selezionare la casella di controllo "differire la consegna di alcuni minuti". L'azione viene aggiunta alla casella Passaggio 2. Per definire quanti minuti ritardare l'invio di tutti i messaggi e-mail, fare clic sul collegamento "un numero di" sotto il Passaggio 2.
Nella finestra di dialogo Consegna differita, immettere il numero di minuti per ritardare la consegna dei messaggi e-mail nella casella di modifica o utilizzare i pulsanti freccia su e giù per selezionare un importo. Fai clic su "OK".
Il link "un numero di" viene sostituito con il numero di minuti che hai inserito. Per modificare nuovamente il numero di minuti, fare clic sul collegamento numerico. Quando sei soddisfatto delle impostazioni della regola, fai clic su "Avanti".
Se ci sono delle eccezioni alla regola, selezionale nella casella di riepilogo Passo 1: Seleziona eccezioni. Non applicheremo alcuna eccezione, quindi facciamo clic su "Avanti" senza selezionare nulla.
Nella schermata di configurazione della regola finale, inserisci un nome per questa regola nella casella di modifica "Passaggio 1: Specifica un nome per questa regola", quindi fai clic su "Fine".
La nuova regola viene aggiunta all'elenco nella scheda Regole e-mail. Fai clic su "OK".
Tutte le email inviate rimarranno nella posta in uscita per il numero di minuti specificato nella regola e verranno inviate automaticamente.
NOTA: come per il ritardo di un singolo messaggio, i messaggi IMAP e POP3 non verranno inviati all'ora specificata, a meno che Outlook non sia aperto.
Come determinare quale tipo di account di posta elettronica si sta utilizzando
Se vuoi scoprire che tipo di account stai utilizzando, fai clic sulla scheda "File" nella finestra principale di Outlook, quindi fai clic su "Impostazioni account" e seleziona "Impostazioni account" dal menu a discesa.
La scheda E-mail nella finestra di dialogo Impostazioni account elenca tutti gli account aggiunti a Outlook e il tipo di ciascun account.
È inoltre possibile utilizzare un componente aggiuntivo per pianificare o ritardare i messaggi di posta elettronica, ad esempio SendLater. C'è una versione gratuita e una versione pro. La versione gratuita è limitata, ma fornisce una funzionalità non disponibile nei metodi incorporati in Outlook. La versione gratuita di SendLater invierà e-mail IMAP e POP3 all'ora specificata anche se Outlook non è aperto.
