Come salvare le e-mail (e altri oggetti) come file in Microsoft Outlook

È possibile salvare le e-mail, i contatti e gli appuntamenti di Outlook come singoli file. Salvare questi elementi può aiutarti ad accedervi più rapidamente e facilmente in seguito. È un modo conveniente per eseguire il backup o condividere determinati messaggi o semplicemente renderli facilmente accessibili.

Come salvare un messaggio di posta elettronica come file

Innanzitutto, diamo un'occhiata a come salvare i messaggi come file in Outlook. Questo può essere utile se vuoi una copia di backup dell'email sul tuo computer (o per copiare su un altro computer), o se vuoi usare il messaggio come modello per i messaggi futuri in seguito.

Inizia aprendo il messaggio che vuoi salvare. Nella finestra di posta elettronica, fai clic sul menu "File" sulla barra multifunzione.

Seleziona il comando "Salva come".

Nel menu "Salva con nome", vai alla posizione in cui vuoi salvare il file, quindi digita un nome per il file. Per impostazione predefinita, Outlook lo chiama con la riga dell'oggetto del messaggio, ma puoi cambiarlo in qualsiasi cosa desideri.

Puoi anche salvare un messaggio come tipi diversi di file usando il menu a discesa "Salva come". L'impostazione predefinita è il formato dei messaggi di Outlook. Se lo scegli, puoi semplicemente fare doppio clic sul file per aprirlo nuovamente in Outlook. Ma ci sono alcune altre opzioni tra cui puoi scegliere:

Solo testo: Quando salvi il tuo messaggio come file di solo testo, stai salvando solo le parole, non la formattazione o le immagini.
Modello di Outlook: Salvare il tuo messaggio come modello di Outlook significa che puoi applicare la formattazione alle e-mail future. Quando si apre il file, Outlook crea un nuovo messaggio con il contenuto del file che è quindi possibile indirizzare e inviare sulla sua strada.
HTML: Salvare il tuo messaggio come documento HTML significa che stai salvando la tua email per essere visualizzata in una pagina web. Sarai in grado di aprire il messaggio in qualsiasi browser web.
MHT: Un file MHT è un file di archivio di pagine Web. Come un file HTML, è progettato per essere visualizzato in un browser web. A differenza di un file MHT, un file HTML salva tutto il testo, il codice, le immagini e altri contenuti multimediali in un singolo file.

Quando hai finito, fai clic sul pulsante "Salva".

E il tuo messaggio è ora salvato come un file.

Come salvare un messaggio di posta elettronica come PDF

È inoltre possibile salvare la posta elettronica come PDF utilizzando la stampante PDF integrata di Microsoft Office. Salvare come PDF è un ottimo modo per salvare una copia di backup di un messaggio che potrai leggere con tutta la formattazione corretta.

Nella finestra del messaggio, fare clic sul menu "File" sulla barra multifunzione.

Fare clic sul comando "Stampa".

Fare clic sul menu a discesa "Stampante", quindi selezionare l'opzione "Microsoft Print to PDF".

Nota che se hai un'altra app per la creazione di PDF installata sul tuo computer (o se stai usando macOS), le opzioni qui potrebbero essere diverse. Ad esempio, se hai installato Adobe, probabilmente vedrai un'opzione "Adobe PDF". Funzionerà altrettanto bene.

Quindi, fare clic sul pulsante "Stampa".

Nella finestra "Salva PDF come" che si apre, seleziona la posizione in cui desideri salvare il PDF, digita un nome file, quindi fai clic sul pulsante "Salva".

Ora hai salvato la tua email come PDF.

E tieni presente che, dal momento che stai solo stampando su un motore di rendering PDF, lo stesso trucco funziona esattamente allo stesso modo per salvare qualsiasi elemento in Outlook (contatti, appuntamenti e così via) in PDF.

Come salvare un contatto come file

Puoi anche salvare i contatti come file usando Outlook. Funziona quasi come il salvataggio dei messaggi e può essere utile per eseguire il backup di singoli contatti o spostarli su un nuovo computer. I contatti vengono anche salvati come file Vcard (CVF), un formato utilizzato da molte altre app che funzionano con i contatti. Ciò semplifica anche il trasferimento di un contatto a un'altra app o l'invio di informazioni di un contatto a qualcun altro in modo che possano importarlo in qualsiasi app che usano.

Dalla finestra Contatto, fare clic su "File" sulla barra multifunzione principale.

Fai clic sul comando "Salva con nome".

Nella finestra "Salva con nome", vai al punto in cui desideri salvare il file di contatto e modifica il nome se lo desideri.

Proprio come con i messaggi, qui puoi scegliere diversi formati di file dal menu a discesa "Salva come":

Solo testo: Quando salvi il contatto come file di solo testo, stai salvando solo le parole, non la formattazione o le immagini.
Rich Text Format: Salvare il tuo contatto come file Rich Text significa che puoi salvare diversi tipi di formattazione, come grassetto e corsivo, insieme alle immagini, nel tuo file. Questo formato può essere utile se hai una foto con la tua scheda di contatto.
Formato del messaggio di Outlook: Quando si salva il contatto nel formato dei messaggi di Outlook, è possibile aprirlo in Outlook (anche su un altro computer) e funzionerà come qualsiasi altro contatto di Outlook. Ma poi si comporterà allo stesso modo se lo salvi nel formato VCF predefinito, quindi non c'è molto vantaggio qui.

Quando hai finito, fai clic sul pulsante "Salva".

Ora hai salvato il tuo contatto come un file.

Come salvare un appuntamento (o l'intero calendario) come file

E proprio come con altri elementi di Outlook, puoi anche salvare i tuoi appuntamenti come file. Sebbene non sia altrettanto utile eseguire il backup di copie salvate di singoli appuntamenti, Outlook supporta lo standard vCalendar, ovvero è possibile salvare un appuntamento, inviarlo a qualcun altro e quindi importarlo in un'altra app supportata.

Apri l'appuntamento che vuoi salvare. Nella finestra dell'appuntamento, fai clic sul menu "File" sulla barra multifunzione.

Fai clic sul comando "Salva con nome".

Passare al punto in cui si desidera salvare il file dell'appuntamento, quindi assegnargli un nome.

Proprio come con i messaggi e i contatti, qui puoi scegliere diversi formati di file dal menu a discesa "Salva come":

Solo testo: Quando si salva l'appuntamento come file di solo testo, si salvano solo le parole, non la formattazione o le immagini.
Modello di Outlook: Salvare l'appuntamento come modello di Outlook significa che è possibile applicare la formattazione a futuri calendari o appuntamenti del calendario.
Formato del messaggio di Outlook: Quando si salva l'appuntamento nel formato del messaggio di Outlook, è possibile aprirlo nuovamente in Outlook, anche su un altro computer.
HTML: Salvare il tuo messaggio come documento HTML significa che stai salvando l'appuntamento per essere visualizzato in una pagina web.
MHT: Un file MHT è un file di archivio di pagine Web. Come un file HTML, è progettato per essere visualizzato in un browser web. A differenza di un file MHT, un file HTML salva tutto il testo, il codice, le immagini e altri contenuti multimediali in un singolo file.
Formato iCalendar: iCalendar è un altro standard di calendario che ti consente di trasferire le informazioni del calendario a diverse app di calendario.

Selezionare se si desidera salvare un singolo appuntamento o l'intero calendario. Salvando il tuo intero calendario salverai tutti i dati nel tuo attuale calendario di Outlook.

Quando hai finito, fai clic sul pulsante "Salva".

E ora hai salvato con successo il tuo appuntamento o il tuo calendario.