Come limitare l'immissione dei dati in Excel con la convalida dei dati

Se utilizzi fogli di calcolo Excel per raccogliere dati da altre persone, ma scopri che spesso riempiono le tue cellule pianificate con cura con il tipo di informazioni sbagliato, la convalida dei dati può aiutare.

Questo strumento ti consente di limitare celle specifiche per consentire solo dati formattati correttamente. Se qualcuno inserisce qualcosa che non dovrebbe essere lì - come "pranzo all'aeroporto" invece di "$ 15,68" in un report spese - Excel rifiuta l'input fino a quando non lo fa correttamente. Pensala come un modo passivo-aggressivo per assicurarti che le persone non sprechino il tuo tempo.

Ad esempio, ecco il foglio di lavoro del rapporto spese di base per How-To Geek. Diciamo che vogliamo essere sicuri che le persone inseriscano solo valori numerici formattati come valuta (ad esempio, alcune cifre, seguite da un punto decimale, seguite da altre due cifre) in determinate celle.

Per prima cosa seleziona tutte le celle che vuoi limitare.

Passare alla scheda "Dati" sulla barra multifunzione e quindi fare clic sul pulsante "Data Validation". Se la tua finestra non è a grandezza naturale e non puoi vedere le etichette, è l'icona con due caselle orizzontali, un segno di spunta verde e un cerchio rosso incrociato.

Nella finestra di convalida dei dati, nella scheda "Impostazioni", fai clic sul menu a discesa "Permetti". Qui puoi impostare un tipo specifico di input per consentire le celle selezionate. Per il nostro report delle spese, insisteremo sul fatto che gli utenti inseriscono un numero con due valori decimali, quindi selezioniamo l'opzione "Decimale". Puoi anche selezionare altri criteri, ad esempio assicurarti che una cella contenga testo, un'ora o una data, un testo di una lunghezza specifica o persino la tua convalida personalizzata.

Qualsiasi tipo di dati selezionati nel menu a discesa "Consenti" modifica le opzioni disponibili nel resto della scheda "Impostazioni". Dal momento che vogliamo un valore numerico corrispondente alla valuta, stiamo impostando il menu a discesa "Dati" sull'impostazione "tra". Quindi, stiamo configurando un valore minimo di 0,00 e un valore massimo di 10000,00, che è molto più che sufficiente per coprire i nostri bisogni.

Per testarlo, fare clic su "OK" per applicare le impostazioni di convalida, quindi provare a inserire un valore errato. Ad esempio, se digitiamo "pancake" per il valore Breakfast invece del costo del pasto, riceverai un messaggio di errore.

Mentre ciò limita le persone a inserire solo il tipo corretto di dati, non fornisce alcun feedback su quale tipo di dati è richiesto. Quindi, sistemiamo anche questo.

Tornate alla finestra di convalida dei dati (Dati> Validazione dati sulla barra multifunzione). Hai due opzioni qui (e puoi usarle entrambe se vuoi). È possibile utilizzare la scheda "Messaggio di input" per visualizzare un suggerimento a forma di pop-up sul tipo di dati desiderato ogni volta che selezionano una cella per cui è attivata la convalida dei dati. Puoi anche utilizzare la scheda "Avviso di errore" per personalizzare l'errore che vedono quando inseriscono il tipo di dati errato.

Passiamo prima alla scheda "Messaggio di input". Qui, assicurati che l'opzione "Mostra messaggio di input quando la cella è selezionata" sia attivata. Quindi, dai al tuo suggerimento di input un titolo e del testo. Come puoi vedere qui sotto, facendo semplicemente clic su una delle celle si apre il messaggio per far sapere alle persone cosa si aspetta.

Nella scheda "Avviso di errore", puoi personalizzare il messaggio di errore che le persone vedono quando inseriscono il tipo sbagliato di dati. Assicurati che l'opzione "Mostra avviso di errore dopo l'immissione di dati non validi" sia attivata. Scegli uno stile per il tuo messaggio di errore dal menu a discesa "Stile". Puoi andare con una sosta (il cerchio rosso con la X), Avviso (triangolo giallo con un punto esclamativo) o Informazioni (cerchio blu con una "i" minuscola), a seconda di quanto vuoi che il messaggio venga visualizzato.

Digita un titolo per il tuo messaggio, il testo del messaggio stesso, quindi premi "OK" per terminare.

Ora, se qualcuno cerca di inserire dati impropri, quel messaggio di errore è un po 'più utile (o sarcastico, se preferisci).

È un po 'extra per impostare la convalida dei dati, ma può risparmiare molto tempo dopo se si utilizzano fogli di calcolo per raccogliere dati da altre persone. È persino utile per prevenire i propri errori. E questo è doppiamente vero se hai impostato formule o qualsiasi tipo di attività di automazione che si basano su tali dati.