Come riferimento testo da altri documenti in Microsoft Word
Probabilmente hai del testo che digiti spesso nei tuoi documenti di Word, come gli indirizzi. Invece di ridigitare questo testo ogni volta che ne hai bisogno, puoi inserire questo testo comune in un documento di Word e fare riferimento ad esso in altri documenti: lo aggiornerà automaticamente in tutti i tuoi documenti se lo cambierai.
Supponi di voler inserire il tuo indirizzo nel piè di pagina dei tuoi documenti, ma l'indirizzo cambia di volta in volta. È possibile memorizzare l'indirizzo in un documento di Word comune separato e utilizzare un campo nel report per estrarre il testo dal documento comune e aggiornarlo ogni volta che viene modificato. Ti mostreremo come farlo.
Per iniziare, creare un nuovo documento di Word che servirà da repository per l'indirizzo che si desidera inserire in altri documenti di Word. Salvalo in una posizione che sarà accessibile da altri documenti. Ad esempio, non salvarlo su un'unità di rete a cui non si ha sempre accesso.
Utilizzeremo i segnalibri per fare riferimento all'indirizzo nel nostro documento comune. Digitare la stringa di testo che si desidera inserire in altri documenti (nel nostro caso, l'indirizzo). Crea un segnalibro evidenziando il nome e vai a Inserisci> Segnalibro e assegnandogli un nome, come "Indirizzo". Consulta la nostra guida ai segnalibri in Word per informazioni sulla loro creazione.
Nota che i nomi dei segnalibri non possono avere spazi. Si consiglia di inserire il nome del segnalibro sopra ogni elemento nel file di informazioni comuni in modo da sapere facilmente quale nome utilizzare per quale elemento. Ciò è particolarmente utile se si prevede di avere molti oggetti riutilizzabili in questo documento comune. Nel nostro esempio, abbiamo aggiunto il nostro indirizzo al documento di informazioni comuni e abbiamo inserito il nome del segnalibro, "Indirizzo", sopra l'articolo.
Una volta aggiunto l'elemento al documento comune, è possibile salvare e chiudere. Aprire il documento in cui si desidera inserire l'indirizzo e posizionare il cursore nel punto in cui si desidera che il testo vada. Per il nostro esempio, aggiungeremo un piè di pagina e inseriremo l'indirizzo.
Utilizzeremo il codice campo INCLUDETEXT per fare riferimento al segnalibro che abbiamo creato nel documento comune. Per fare ciò, premere "Ctrl + F9" per inserire le parentesi per il codice di campo.
NOTA: non è possibile digitare solo parentesi normali attorno ai codici di campo. È necessario utilizzare "Ctrl + F9" per inserire il tipo corretto di parentesi.
Il cursore viene posizionato automaticamente tra le parentesi. Digitare il seguente testo tra parentesi, sostituendo il "" con il percorso completo completo della parola comune contenente il nome che si desidera inserire. Sostituisci "" con il nome del segnalibro che hai assegnato all'elemento nel documento comune.
INCLUDETEXT ""
NOTA: non inserire le parentesi nel codice di campo.
Ad esempio, abbiamo digitato quanto segue tra le parentesi del codice campo:
INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Informazioni comuni \\ CommonInformation.docx" Indirizzo
NOTA: è necessario utilizzare doppie barre rovesciate nel percorso, come abbiamo fatto noi. Inoltre, assicurati di utilizzare virgolette semplici, non virgolette intelligenti, quando digiti il codice sopra nel campo.
Per prendere l'indirizzo dal documento comune e inserirlo nel codice campo appena inserito, fare clic con il tasto destro del mouse sul codice del campo e selezionare "Aggiorna campo" dal menu a comparsa.
L'indirizzo viene visualizzato nel documento. Le parentesi ancora vengono visualizzate intorno all'indirizzo se l'opzione "Mostra segnalibri" è attiva. Di nuovo, consulta il nostro articolo sui segnalibri per sapere come disattivare questa opzione. Inoltre, il codice di campo potrebbe essere ombreggiato. Tuttavia, puoi anche disattivarlo.
Se si desidera modificare il codice di campo, è possibile visualizzare nuovamente il codice anziché il risultato. Per fare ciò, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento risultante e selezionare "Attiva / disattiva codici di campo" dal menu popup. Il testo digitato nel codice campo viene nuovamente visualizzato ed è possibile modificarlo. Semplicemente, aggiorna il campo per visualizzare il nuovo risultato.
Una volta creato il documento comune, puoi utilizzarlo per memorizzare altri elementi che inserisci spesso nei documenti di Word. È sufficiente utilizzare un campo INCLUDETEXT separato nei documenti di Word per ogni informazione che si desidera inserire automaticamente dal documento comune.
