Come inserire rapidamente blocchi di testo in Microsoft Word con glossario
Abbiamo tutti alcuni grossi pezzi di testo che dobbiamo digitare regolarmente, come il tuo indirizzo, i nomi lunghi o le frasi, o anche i tavoli e le immagini che usi spesso. La funzione di glossario di Word ti consente di archiviare questi blocchi di testo e di inserirli rapidamente con poche sequenze di tasti, in modo che tu possa perdere meno tempo a digitare.
La funzione di glossario è stata parte di Office per un lungo periodo di tempo, ma ora fa parte di Quick Parts, che è stata aggiunta a Office 2007. Oltre alle voci di glossario, la funzione Parti rapide consente di inserire proprietà del documento (come titolo e autore ) e campi (come date e numeri di pagina). Le voci Quick Parts e AutoText sono anche conosciute come "Building Blocks" e Word viene fornito con molti blocchi predefiniti. Puoi anche aggiungere tutti i blocchi di costruzione personalizzati che desideri.
NOTA: in precedenza abbiamo scritto su come fare riferimento al testo di altri documenti in Word in modo da poter inserire contenuto riutilizzabile in altri documenti che verranno aggiornati automaticamente. Il trucco descritto in questo articolo è simile all'utilizzo di una voce di glossario. Tuttavia, una volta inserito il contenuto utilizzando una voce di glossario, tale contenuto NON verrà automaticamente aggiornato quando si modifica la voce di glossario.
C'è un altro software là fuori, come PhraseExpress per Windows, che svolge un compito simile a livello di sistema. È fantastico perché funziona in ogni app, non solo in Word, ma AutoText ha alcuni vantaggi a sé stanti, vale a dire, ha più opzioni di formattazione (specialmente quelle specifiche di Word) rispetto a PhraseExpress ed è disponibile ovunque sia Word. Pertanto, se non ti è consentito installare programmi di terze parti sul tuo computer di lavoro, ad esempio, puoi comunque utilizzare Glossario.
È possibile memorizzare solo voci di glossario nei modelli, non nei documenti stessi. Per impostazione predefinita, le nuove voci di glossario vengono memorizzate nel modello Normal.dotm. Ciò limita la disponibilità delle voci di glossario solo sulla macchina, a meno che non si condivida il modello Normal.dotm con altre macchine. È possibile aggiungere voci di glossario ai modelli personalizzati, ma ci sono delle limitazioni con ciò di cui parleremo più avanti in questo articolo.
Come creare una nuova voce di glossario
Per iniziare, creare un nuovo documento Word e inserire il contenuto (testo, immagini, tabelle, ecc.) Che si desidera aggiungere come voce di glossario. Quindi, evidenzia il contenuto e fai clic sulla scheda "Inserisci".
Se si desidera memorizzare il testo della voce di glossario con la formattazione del paragrafo per tutti i paragrafi nella voce, incluso l'ultimo paragrafo, assicurarsi che il segno di paragrafo alla fine dell'ultimo paragrafo sia incluso nella selezione. Il segno di paragrafo memorizza la formattazione per il paragrafo. Quando non si seleziona il segno di paragrafo alla fine del paragrafo, quel paragrafo assume lo stile di paragrafo del testo circostante quando lo si inserisce. Se non vedi il segno di paragrafo alla fine di ogni paragrafo, puoi scegliere di visualizzarli nelle opzioni. Qualsiasi formattazione di caratteri applicata al contenuto di Testo automatico viene automaticamente archiviata nella voce di glossario.
Nella sezione "Testo", fai clic sul pulsante "Esplora parti rapide" e sposta il mouse su "Testo automatico" nel menu a discesa. Quindi, seleziona "Salva selezione nella Galleria di glossario" dal sottomenu.
NOTA: è possibile notare l'opzione "Salva selezione nella Galleria Quick Part" disponibile direttamente nel menu "Parti rapide". Questa opzione aggiunge il testo selezionato come una voce "Quick Parts", non una voce "AutoText". Le voci "Parti rapide" e "Glossario" sono entrambi elementi costitutivi. È possibile aggiungere la voce in questo modo, ma discuteremo di aggiungerla come una voce di glossario.
Viene visualizzata la finestra di dialogo "Crea nuovo blocco predefinito". Immettere un nome per la voce di glossario nella casella di modifica "Nome".
Si consiglia di rendere i nomi delle voci di glossario abbastanza diversi in modo che sia necessario digitare solo alcuni caratteri del nome per inserire ogni voce in un documento. Se più voci di glossario hanno nomi molto simili, dovrai digitare abbastanza il nome in modo che Word sappia quale voce vuoi inserire.
Puoi anche cambiare la categoria per questa voce. L'elenco a discesa "Categoria" fornisce un'opzione "Crea nuova categoria" che consente di aggiungere questa voce di glossario a una categoria personalizzata. È inoltre possibile modificare la "Galleria" in cui viene creata la voce.
L'elenco a discesa "Opzioni" consente di specificare il modo in cui la voce viene inserita nel documento. Se stai inserendo una piccola porzione di testo, come il nome di una società, seleziona "Inserisci solo contenuto" che inserisce il contenuto della voce in linea sul cursore. È inoltre possibile inserire il contenuto come proprio paragrafo o sulla propria pagina (ideale per la creazione di copertine standard).
Accettare le impostazioni predefinite per l'elenco a discesa "Salva in". Ciò salverà la voce di glossario nel modello Normal.
Dopo aver impostato la nuova voce di glossario, fai clic su "OK".
Quando si chiude l'ultimo documento di Word aperto, è possibile che venga visualizzata la seguente finestra di dialogo che richiede se si desidera salvare le modifiche apportate al modello Normal.dotm, se è stata attivata l'opzione per salvare il modello Normal. Per salvare la tua voce di glossario nel modello "Normal.dotm", fai clic su "Salva".
Come inserire una voce di glossario in un documento
Ora che abbiamo creato una nuova voce di glossario, inseriamola in un documento. Crea un nuovo documento di Word o aprine uno esistente. Fai nuovamente clic sulla scheda "Inserisci" e sposta il mouse su "Glossario" nel menu a discesa. Noterai che la voce di glossario che hai aggiunto è disponibile direttamente nel sottomenu "Glossario". Selezionalo per inserire il contenuto in quella voce.
È inoltre possibile inserire una voce di glossario semplicemente iniziando a digitare il nome della voce di glossario. Viene visualizzato un piccolo popup con il nome della voce di glossario corrispondente e le istruzioni che ti dicono di premere "Invio" per inserire. Premere "Invio" per inserire l'intera voce di glossario nel documento. Puoi anche premere "F3".
I contenuti della voce di glossario vengono inseriti, completi delle interruzioni di riga e della formattazione originali.
Per velocizzare e semplificare l'inserimento di voci di glossario, è possibile aggiungere il pulsante "Glossario" alla barra di accesso rapido.
Come attivare "Mostra suggerimenti di completamento automatico"
Se non visualizzi il suggerimento Completamento automatico quando si digita il nome della voce di glossario, potrebbe essere necessario attivare l'opzione "Mostra suggerimenti automatici".
Per attivare "Mostra suggerimenti completamento automatico", apri un documento Word esistente o creane uno nuovo e fai clic sulla scheda "File".
Nella schermata del backstage, fai clic su "Opzioni" nell'elenco delle opzioni a sinistra.
Fai clic su "Avanzate" nell'elenco di elementi sul lato sinistro della finestra di dialogo "Opzioni di Word".
Nella sezione "Opzioni di modifica", fai clic sulla casella di controllo "Mostra suggerimenti di completamento automatico" in modo che nella casella vi sia un segno di spunta.
Ora, sarà ora possibile premere "Invio" dopo aver digitato parte del nome di una voce di glossario per inserirla.
Come modificare il contenuto di una voce di glossario esistente
Dì che ti sei trasferito in una nuova casa e devi modificare il tuo indirizzo nella tua voce di glossario. È facile da fare. Digitare semplicemente la voce come si desidera in un nuovo documento di Word, selezionarla e quindi accedere al sottomenu "Glossario" come descritto in precedenza. Seleziona l'opzione "Salva selezione nella Galleria di glossario" nel sottomenu sotto qualsiasi voce di glossario esistente.
Inserisci lo stesso nome della voce di glossario esistente nella casella di modifica "Nome" e fai clic su "OK".
Viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma. Fare clic su "Sì" per sostituire la voce di glossario precedente con quella nuova.
Ora è possibile inserire la voce di glossario aggiornata in qualsiasi documento Word nuovo o esistente come in precedenza.
NOTA: Ricordare che la modifica di una voce di glossario NON modifica il contenuto di quella voce in alcun documento esistente in cui l'hai già inserito. I contenuti modificati della voce di glossario vengono utilizzati solo quando si inserisce la voce in qualsiasi momento dopo averla modificata.
Come modificare le proprietà di una voce di glossario esistente
Oltre a modificare il contenuto di una voce di glossario, è anche possibile modificare le proprietà della voce, ad esempio il modello in cui è memorizzato, la categoria e così via.
Per fare ciò, crea un nuovo documento di Word o aprine uno esistente. Fare clic sulla scheda "Inserisci" e quindi fare clic sul pulsante "Esplora parti rapide" nella sezione "Testo". Seleziona "Building Blocks Organizer" nel menu a discesa.
Viene visualizzata la finestra di dialogo "Building Blocks Organizer". Viene visualizzato un elenco di tutti i "blocchi predefiniti" che mostrano il "Nome" di ciascuno e quali "Galleria", "Categoria" e "Modello" in cui si trovano. Sono elencati in ordine alfabetico in base alla "Galleria". La nostra nuova voce "Indirizzo" è elencata in alto perché si trova nella galleria "Glossario". Clicca sulla voce per selezionarla. Un'anteprima della voce viene visualizzata sul lato destro della finestra di dialogo.
Dopo aver selezionato la voce "Indirizzo", fai clic su "Modifica proprietà" sotto l'elenco di "Elementi predefiniti".
La stessa finestra di dialogo viene visualizzata come quando hai creato la voce di glossario; tuttavia, ora si chiama "Modify Building Block". Modificheremo "Opzione" su "Inserisci contenuto nel proprio paragrafo, quindi l'indirizzo viene sempre inserito a partire da una riga separata, anche se il cursore si trova alla fine di un'altra riga. Fai clic su "OK" dopo aver apportato la modifica.
Viene nuovamente visualizzata una finestra di dialogo di conferma, a conferma che si desidera sostituire la voce di glossario con quella modificata. Clicca "Si".
Come eliminare una voce di glossario
Se scopri che non hai più bisogno di una voce di glossario, puoi eliminarla dalla raccolta di blocchi predefiniti. Per eliminare una voce di glossario, apri la finestra di dialogo "Building Blocks Organizer", come descritto nell'ultima sezione. Seleziona la voce di glossario che desideri eliminare e fai clic su "Elimina" sotto l'elenco di "Elementi predefiniti".
Viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma in cui si chiede se si è sicuri di voler eliminare il blocco predefinito selezionato, in questo caso una voce di glossario. Fai clic su "Sì" per eliminare la voce. Si tornerà alla finestra di dialogo "Building Blocks Organizer". Fai clic su "Chiudi" per chiuderlo e tornare al documento.
Il testo automatico sembra avere una stranezza quando si utilizza un modello personalizzato. Abbiamo testato l'aggiunta di voci di glossario a un modello personalizzato, ma quando abbiamo creato un nuovo documento basato su quel modello, la voce di glossario non era disponibile. Tuttavia, quando abbiamo creato un nuovo documento basato sul modello Normal e collegato il modello personalizzato a quel documento, la voce di glossario era disponibile. Pertanto, se si desidera salvare le voci di glossario nel proprio modello personalizzato, assicurarsi di allegare il modello ai documenti dopo averli creati, altrimenti le voci di glossario non saranno disponibili. Se scopri diversamente, faccelo sapere nei commenti.
Versioni precedenti di Word (2003 e precedenti) consentivano di copiare le voci di glossario da un modello a un altro. Tuttavia, da Word 2007, tale funzionalità è stata rimossa.
