Come filtrare gli elementi Download di Outlook da Exchange
Se hai spazio su disco limitato o una connessione internet lenta, potresti voler limitare le cose che Outlook scarica. Ti abbiamo mostrato come controllare gli elementi che Outlook scarica in base all'età degli articoli, ma non è molto flessibile. Funziona anche sulle e-mail nella tua casella di posta (e, per Outlook 2016 e versioni successive, delega le caselle di posta), quindi se hai accesso a cartelle pubbliche o condivise, o hai molti eventi e attività del calendario, hai bisogno di un'altra opzione. Passo in avanti sincronizzazione delle cartelle, che ti consente di filtrare le cose che Outlook scarica su una cartella per cartella.
Nota: La sincronizzazione delle cartelle funziona con tutte le versioni supportate del client Outlook quando si è connessi a un server Microsoft Exchange, inclusi Hotmail o Outlook.com. Se ti connetti a un altro servizio, come Gmail o un server di posta personale, puoi configurare queste opzioni ma Outlook potrebbe ignorarle.
È possibile accedere alle opzioni di sincronizzazione per una cartella facendo clic su Cartella> Proprietà cartella.
È inoltre possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella nel riquadro di spostamento, quindi fare clic sul comando "Proprietà".
Nella finestra delle proprietà della cartella, passare alla scheda "Sincronizzazione".
La buona notizia è che c'è solo una cosa da fare in questa scheda: crea il tuo filtro. Fai clic sul pulsante "Filtro" per aprire la finestra Filtro e iniziare.
La finestra Filtro consente di scegliere la condizione (o le condizioni) che un messaggio deve soddisfare per Outlook per scaricarlo in questa cartella. Qualsiasi email che non soddisfa queste condizioni esiste ancora sul server e puoi accedere a tali e-mail tramite l'app Web Outlook o Outlook online.
Ogni cartella può avere diversi filtri di sincronizzazione, quindi se si crea un filtro sulla Posta in arrivo, ciò non influirà su nessuna altra cartella. Devi creare un filtro separato per ogni cartella, quindi ha senso solo usarlo su cartelle con molti oggetti.
In questo momento la mia casella di posta è piena di e-mail in cui sono stato sottoposto a CC su cose che non sono così importanti, quindi creeremo un filtro che sincronizza solo la posta inviata a me e dove sono l'unica persona sul " Alla "linea".
Per fare ciò, aggiungi un nome alla casella "Inviati a", attiva la casella di controllo "Dove mi trovo", quindi seleziona "l'unica persona sulla riga A" dal menu a discesa a destra.
Fai clic sul pulsante "OK" e verrà visualizzato un messaggio di avviso.
Questo messaggio indica che tutte le e-mail che corrispondono al filtro verranno scaricate nella cartella e tutte le e-mail che non corrispondono al filtro verranno rimosse dalla cartella locale. Le e-mail che non corrispondono non saranno cancellate, saranno comunque disponibili nell'app Web di Outlook e se cambi o rimuovi il filtro, Outlook può scaricarle di nuovo.
Fai clic su "OK" sul messaggio, quindi su "OK" nella finestra delle proprietà. Riavviare Outlook e il filtro dovrebbe essere applicato immediatamente, anche se su cartelle con migliaia di e-mail potrebbe richiedere del tempo per risincronizzare. Una volta sincronizzato il filtro della posta, è possibile compattare la casella postale per massimizzare il guadagno di spazio.
Per rimuovere il filtro, torna alla finestra Filtro e fai clic sul pulsante "Cancella tutto". Chiudi le finestre aperte e riavvia Outlook per applicare le modifiche.
Questo strumento di sincronizzazione è ottimo per le caselle di posta condivise in cui si desidera vedere solo le e-mail inviate a te o al tuo team. Puoi anche utilizzarlo per interrompere la visualizzazione di e-mail o eventi di calendario più vecchi di una certa età, filtrare allegati di grandi dimensioni, interrompere la sincronizzazione di e-mail da determinati indirizzi e molto altro. I criteri di filtro sono molti e vari, quindi se vuoi filtrare particolari email, dovresti riuscire a trovare una combinazione di criteri di filtro che ti consenta di farlo.
