Come delegare il tuo account Outlook a qualcuno
È abbastanza comune condividere il tuo calendario in Outlook e, in molte aziende, tutti i calendari di Outlook sono visibili all'intero ufficio per impostazione predefinita. Ma puoi offrire a qualcuno un livello molto più alto di visibilità e controllo delegando il tuo account in modo che possano creare e rispondere alle riunioni e alle email per te. Vediamo come funziona.
Per delegare la propria casella di posta a qualcuno, fare clic su File> Impostazioni account e quindi fare clic sul comando "Delega accesso".
Questo apre la finestra Delegati, che sarà vuota la prima volta che la apri. Fai clic sul pulsante "Aggiungi" per configurare un delegato.
Questo apre l'Elenco indirizzi globale (l'elenco di tutte le persone della tua azienda), quindi puoi scegliere un delegato. Non puoi delegare il tuo account a qualcuno al di fuori del tuo dominio di posta elettronica, il che significa che se il tuo indirizzo email è [email protected], puoi delegare la tua casella di posta solo a qualcuno con un indirizzo email che termina "@ miaazienda.com. “)
Seleziona la persona a cui stai delegando e quindi fai clic su "OK" per aprire le Autorizzazioni delegati.
Le autorizzazioni predefinite assegnano i diritti di delegato all'Editor e all'elenco delle attività, ma non consentono loro alcun accesso alla Posta in arrivo, ai Contatti o alle Note. Tuttavia, è possibile modificare l'autorizzazione predefinita per una qualsiasi di queste categorie. Le opzioni sono:
- Nessuna: Il delegato non ha accesso.
- revisore: Il delegato può leggere gli articoli, ma non modificarli.
- Autore: Il delegato può leggere e creare elementi e modificare ed eliminare elementi creati (come ad esempio richieste di riunione o attività).
- Editor: Il delegato può fare tutto ciò che un Autore può fare e può anche modificare ed eliminare gli oggetti che hai creato.
Se desideri che il tuo delegato gestisca il tuo calendario (e le attività, che possono essere assegnate ad altre persone), le autorizzazioni predefinite funzioneranno correttamente. L'opzione "Il delegato riceve copie dei messaggi relativi alle riunioni inviate a me" è attiva, quindi il delegato non ha bisogno di accedere alla tua casella di posta. Le richieste e le risposte di riunione vengono inviate automaticamente quando viene attivata.
Il tuo delegato non vedrà alcuna riunione o appuntamento che hai creato e contrassegnato come privato; vedranno solo che c'è un appuntamento privato. Se vuoi che vedano (e modifichi) i tuoi appuntamenti privati, attiva l'opzione "Delegate può vedere i miei articoli privati".
Infine, di solito è una buona idea attivare l'opzione "Invia automaticamente un messaggio per delegare a riepilogare queste autorizzazioni", in modo che il delegato sappia di avere il permesso di accedere alla tua casella di posta.
Fare clic su OK per tornare al pannello Delegati. Le tre opzioni nella parte inferiore che erano disattivate prima di aggiungere un delegato sono ora disponibili.
Le richieste predefinite di convocazione di opzioni vengono inviate ai delegati e una copia viene inviata a te come riferimento per la maggior parte delle persone, ma puoi passare a una delle altre opzioni se desideri.
Dopo aver fatto clic su "OK", il tuo delegato viene aggiunto. Ora possono aggiungere la tua casella di posta al loro profilo di Outlook e accedere a qualsiasi cosa tu gli abbia permesso di accedere.
