Come creare regole lato server in Outlook
Le regole sul lato server vengono eseguite sul server anziché nel client Outlook, quindi ti consentono di applicare le regole prima che i messaggi colpiscano il tuo sistema. Ecco come funzionano e cosa puoi fare con loro.
Che cosa sono le regole lato server?
Quando imposti normali regole in Outlook, funzionano solo quando l'app Outlook è aperta sul tuo sistema. Questi sono chiamati regole lato client perché funzionano nell'app client di Outlook. Sono ottimi per cose come il filtraggio delle e-mail in cartelle diverse perché le regole si attivano quando apri Outlook o quando i messaggi raggiungono la tua casella di posta.
Ma cosa succede se vuoi che le regole vengano attivate quando Outlook viene chiuso, ad esempio inoltrando i messaggi a un collega mentre sei in vacanza? Per quello, hai bisogno regole lato server, che funzionano sul server che gestisce la tua posta indipendentemente dal fatto che Outlook sia aperto sul tuo computer. Outlook ti consente di crearne anche tu, quindi passiamo attraverso il processo.
Avvertimento: Le regole sul lato server funzionano se si utilizza Microsoft Exchange per il server di posta elettronica (O365 basato sul cloud o un server Exchange locale), ma non se si utilizza Outlook per elaborare la posta da un provider come Gmail o Yahoo !. Puoi ancora impostare una risposta fuori sede e le regole per un account non Microsoft, ma dovrai lasciare Outlook attivo e in esecuzione. Se è quello di cui hai bisogno, abbiamo istruzioni per te.
Come impostare le regole lato server
Crea regole normali (lato client) in Gestione regole andando su Home> Regole, ma non le stiamo usando. Vai invece a File> Opzioni e fai clic sul pulsante "Risposte automatiche".
Per iniziare a creare una regola lato server, fai clic sul pulsante "Regole".
Questo fa apparire il riquadro Regole di risposta automatica e, come puoi vedere, non c'è molto che puoi fare se non fare clic sul pulsante "Aggiungi regola".
La finestra Modifica regola che si apre è dove puoi formare la tua nuova regola lato server.
Vedrai che le opzioni per queste regole sono molto più semplici rispetto a Rules Manager. Questo perché sei limitato alle azioni che possono essere eseguite dal server. Se vuoi che Outlook riproduca un suono specifico quando arriva una mail dal tuo capo, puoi farlo solo con una regola sul lato client.
Diciamo che un membro del team è assente e vogliono che qualsiasi messaggio su How-To-Geek venga spostato in una cartella specifica e inoltrato a una persona specifica. Innanzitutto, selezionavano l'opzione "Inviati direttamente a me". Successivamente, inserivano "How-To-Geek" nella riga dell'oggetto. Avrebbero quindi selezionare l'opzione "Copia in" e scegliere una cartella. Infine, controllano l'opzione "Inoltra", selezionano il destinatario dalla rubrica e poi fanno clic su "OK".
La regola viene aggiunta all'elenco delle regole lato server e quindi verrà eseguita indipendentemente dal fatto che Outlook sia aperto.
Puoi aggiungere quante di queste regole vuoi. E ovviamente, puoi fare di più con loro rispetto al semplice esempio che abbiamo mostrato qui. Potresti usarli per cambiare l'importanza dei messaggi da contatti specifici o che contengono determinate parole nell'argomento. Oppure potresti avere una regola sul lato server per eliminare determinati tipi di messaggi prima che raggiungano la tua casella di posta.
