Come creare una tabella di indice come un professionista con Microsoft Word
Un indice offre ai lettori un modo per trovare facilmente parole importanti nel nostro documento, ma creare un indice a mano è molto noioso e richiede molto tempo. Per fortuna è possibile creare automaticamente una tabella indice in Word.
Immagine di Ifijay
L'approccio comune per creare una tabella indice in Word è contrassegnare manualmente ogni parola che desideriamo indicizzare, ma l'altra alternativa è utilizzare un documento di concordanza per indicizzare automaticamente il nostro documento principale, che è quello che vedremo nell'articolo di oggi.
Generare l'indice
Iniziamo creando una tabella a due colonne nel nostro file di concordanza. Scrivi le parole che desideri vengano contrassegnate per l'indicizzazione nella colonna di sinistra. Scrivi il testo che desideri utilizzare nella tabella indice del documento master nella colonna a destra.
Chiudere il file di concordanza e aprire la scheda di riferimento del documento master per indicizzare il nostro documento master.
Fare clic sul pulsante "AutoMark" e selezionare il documento di concordanza quando Word richiede di specificare il file AutoMark.
Subito dopo aver fatto clic sul pulsante OK, vedrai che Word crea alcuni campi di inserimento dell'indice nel nostro documento.
Possiamo nascondere questi campi facendo clic sul pulsante "Mostra / nascondi paragrafo" nella scheda Home.
Vai alla fine del documento master e clicca il pulsante "Inserisci indice" ancora una volta e clicca il pulsante OK questa volta per creare l'indice.
Questo è tutto ciò che abbiamo su come creare una tabella indice con un file di concordanza. Diamo uno sguardo più da vicino su come possiamo personalizzare lo stile dell'indice.
Creazione di riferimenti incrociati nell'indice
Word ci consente di creare diversi tipi di indice. Qui abbiamo un indice con sotto-voce che è particolarmente utile quando vogliamo raggruppare una serie di concetti strettamente correlati nel nostro documento.
Il trucco di creare una sotto-voce è separando il testo nella colonna di destra della nostra tabella dei documenti di concordanza con i due punti (:). Word tratterà qualsiasi parola che viene dopo i due punti come una voce secondaria nell'indice.
Un altro tipo di indice utile è un indice di riferimento incrociato che di solito si presenta sotto forma di "Vedi anche ..."
Purtroppo non possiamo creare riferimenti incrociati nella nostra tabella indice usando un file di concordanza, quindi dobbiamo modificare manualmente il campo indice aggiungendo "\ t" dopo la parola indicizzata seguita dalla parola con riferimenti incrociati.
Mantenimento dell'indice
Una delle sfide con il mantenimento di un indice in Word è che Word non ci fornisce un pulsante o un menu che possiamo semplicemente fare clic per cancellare i campi indice se decidiamo di ripetere il nostro file di concordanza.
Dobbiamo utilizzare uno script di Visual Basic per cancellare i campi indice nel nostro documento. La maggior parte di voi deve pensare "Visual Basic Script, non sono un programmatore! Cos'è quello ?". Non preoccuparti, non è così male come sembra. Basta copiare e incollare questo semplice script scritto dai ragazzi fantastici di TechRepublic nell'editor di Visual Basic di Word ed eseguirlo per pulire i campi dell'indice del documento master.
Sub DeleteIndexEntries ()
Dim documento come documento
Dim fld As Field
Imposta doc = ActiveDocument
Per ogni fld In doc.Fields
fld.Select
Se fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
Finisci se
Il prossimo
Imposta fld = Nothing
Imposta doc = Nothing
End Sub
Apri l'editor di Visual Basic premendo Alt + F11 e posiziona questo script nell'editor. Esegui lo script facendo clic sul pulsante "Esegui" per pulire i campi dell'indice del documento master.
Il tuo documento principale non dovrebbe più avere campi indice. Ora possiamo reindicizzare il documento master e ricreare la tabella indice utilizzando il menu "Inserisci indice".
Applicazione di diversi formati di tabella indice
Sì, l'indice è sicuramente utile per il tuo lettore, ma molto probabilmente qualcuno di voi sta pensando: "Perché la tabella degli indici appare così noiosa. Posso cambiare il suo aspetto per renderlo più attraente? ". La risposta è sì, tabella degli indici non deve sembrare semplice.
Possiamo regolare lo stile della tabella dell'indice selezionando quello del formato disponibile per regolare l'aspetto della tabella dell'indice.
Ecco un esempio su come Classico il formato dell'indice è simile.
Possiamo persino applicare il nostro stile alla tabella degli indici scegliendo "Da modello" e facendo clic sul pulsante "Modifica".
Scegli uno degli stili di indice disponibili e fai clic sul pulsante "Modifica" per creare il nostro stile.
Possiamo regolare lo stile del carattere della tabella dell'indice.
Fornisce alla tabella di indice alcuni bordi o numerazione;
... per dare al tavolo indice un aspetto e una sensazione specifici.
Questo è tutto ciò che abbiamo per creare la tabella indice con Microsoft Word. Hai altri suggerimenti per la costruzione di documenti? Condividi la tua esperienza nei commenti.
