Come comporre e inviare e-mail in Outlook 2013
Outlook è abbastanza sinonimo di email. Pertanto, al di là di tutte le altre sue caratteristiche, vuoi essere sicuro di sapere come usarlo con la posta elettronica nel modo più efficace possibile.
Abbiamo esaminato alcuni aspetti di Outlook per un po 'di tempo e i veterinari di Office grizzled conosceranno già tutto questo, ma i nuovi utenti, come quelli che hanno bisogno di sapere come usare Outlook in un ambiente di lavoro, potrebbero sapere come usare Outlook su base giornaliera. Detto questo, è un'applicazione di posta elettronica multiforme e matura che gli utenti di Windows dovrebbero avere nella propria casella degli strumenti.
Dato che c'è così tanto da imparare, abbiamo poco tempo da perdere, quindi iniziamo subito a scrivere e inviare messaggi, oltre a una ripartizione di tutte le opzioni che puoi modificare per rendere Outlook un'esperienza più utile e piacevole.
Comporre e inviare rapidamente un messaggio
Se vuoi o hai bisogno di capire le basi di Outlook, abbiamo scritto una pratica guida per principianti. Ti consigliamo di leggerlo se Outlook è completamente nuovo per te.
In caso contrario, dalla Posta in arrivo di Outlook, puoi fare clic sul pulsante "Nuova email" o utilizzare "CTRL + N".
La nuova finestra dei messaggi risultante dovrebbe essere piuttosto semplice. Se hai mai utilizzato Microsoft Word o un programma di modifica di testo simile, le funzionalità di base del testo ti sembreranno senza dubbio familiari.
A questo punto, devi specificare a chi stai inviando il messaggio, componi il messaggio e fai clic sul pulsante "Invia". Va tutto bene se stai solo componendo un messaggio one-off e poi hai finito, ma c'è dell'altro oltre.
Un aggiornamento dei contatti
Quando componi una nuova email, la prima cosa che farai probabilmente è inserire il tuo destinatario o destinatario. Puoi farlo semplicemente digitando il loro indirizzo email o puoi cliccare su "A ..." e scegliere i nomi dalla tua rubrica.
Ricorda, se vuoi scegliere rapidamente due o più indirizzi contemporaneamente, tieni premuto CTRL e fai clic su ciascun nome che desideri selezionare, quindi scegli le opzioni di indirizzamento: A e Cc (o Ccn). Dopo aver selezionato tutti i destinatari, fai clic su "OK".
Se non hai già una rubrica, ti abbiamo coperto. Puoi importare i tuoi contatti in Outlook da Gmail o da un servizio di posta elettronica simile.
Modifica dell'indirizzo di risposta
Supponiamo che tu abbia più di un account email associato a Outlook. Come si invia email dagli altri account?
Noterai che sul pulsante "Da" c'è una piccola freccia. Fai clic su questo pulsante e vedrai gli altri account in un elenco a discesa in modo da poter scegliere un altro account di posta elettronica.
In alternativa, puoi utilizzare un account e-mail che non è associato a Outlook, ad esempio se stai utilizzando il computer di qualcun altro o stai utilizzando il tuo computer al lavoro e vuoi indirizzare le risposte al tuo account personale.
Se lo fai, tieni un paio di cose in mente. Innanzitutto, qualunque messaggio inviato verrà copiato nella cartella Posta inviata, quindi non inviare nulla di personale a meno che non intendi eliminarlo e svuotare il Cestino. Inoltre, se invii un messaggio dal tuo lavoro, probabilmente lo memorizzeranno sul loro server di posta.
Firme e stazionario
Potresti già avere familiarità con il concetto di firma o potresti addirittura usarli tu stesso. Fondamentalmente, le firme sono parti di testo precompattate speciali che puoi aggiungere a ogni messaggio. Questi possono essere i tuoi dettagli di contatto, informazioni vitali su un prodotto o evento che stai promuovendo, o solo una citazione profonda che ti piace davvero.
In questo esempio, allegheremo una firma che dettaglia i piani futuri per le vacanze. Alleghiamo questa firma a tutte le email provenienti dal nostro account di lavoro, ma non alle risposte e agli invii.
Da qui in poi, finché non rimuovi la firma utilizzando queste impostazioni, l'avviso di ferie apparirà ogni volta che componi un nuovo messaggio di posta elettronica.
stazionario?
Le firme sono abbastanza facili da capire ma che dire di stazionario? Finché è proprio lì, andiamo avanti e discutiamolo. Ad esempio con le firme, probabilmente hai visto la posta stazionaria in una forma o nell'altra, ma fondamentalmente funziona così: poiché stai inviando posta elettronica come HTML, stazionario ti consente di assegnare sfondi, stili di carattere e colore diversi al tuo messaggi.
Vedi qui come funziona. Abbiamo selezionato il tema "Orsi" dalla lista, che ci offre uno sfondo con orsacchiotti che lo adornano.
Naturalmente, se sei al lavoro, potresti voler evitare i messaggi con orsacchiotti e simili, ma se vuoi che i tuoi messaggi si distinguano davvero, puoi utilizzare la funzione stazionaria per creare risultati davvero interessanti.
Rispondere a e inoltrare messaggi
Rispondere e inoltrare i messaggi è semplice e probabilmente avete già notato gli strumenti di risposta sulla barra multifunzione.
Vedi la risposta, rispondi a tutti (usa con cautela), e le opzioni di inoltro, che sono abbastanza autoesplicative, ma quale delle altre opzioni?
Se fai clic su "Riunione", puoi richiedere una riunione quando rispondi; controlla tutte le opzioni che ottieni quando lo fai.
Tratteremo le riunioni in modo più dettagliato in un prossimo articolo in cui discuteremo dei poteri di calendario di Outlook.
Impostazione delle opzioni di risposta e inoltro
Apriamo la risposta e inoltriamo le opzioni per un rapido sguardo. Esistono diversi modi per modificare l'aspetto dei messaggi originali quando si risponde o si inoltra, o se è incluso come allegato o non lo è affatto.
Puoi anche impostare il modo in cui le risposte e gli inviti si aprono e se i tuoi commenti sono preceduti dal tuo nome.
Il resto delle opzioni di posta di Outlook
C'è un sacco di altre cose nelle opzioni di posta, quindi prima di lasciarti oggi, vogliamo passare un po 'di tempo a parlarne.
Ecco alcune cose di base come le opzioni dell'editor per modificare il modo in cui componi messaggi, le opzioni di ortografia e correzione automatica e le opzioni firma e stazionarie, che abbiamo già trattato.
Molte di queste opzioni si aprono alle opzioni secondarie Ad esempio, se fai clic su "Opzioni editor ...", scoprirai un'intera serie di ulteriori checkbox (suddivise in due categorie, Proofing e Avanzate) da attraversare.
Scorrendo verso il basso, ci sono opzioni di arrivo dei messaggi per selezionare come Outlook ti avvisa quando i messaggi arrivano nella tua casella di posta.
Oltre a come Outlook contrassegna gli elementi come letti quando si utilizza il riquadro di lettura.
Puoi decidere la frequenza con cui i messaggi vengono salvati automaticamente, dove vengono salvati e così via.
Quando invii messaggi cosa succede? Con le opzioni "Invia messaggi", seleziona l'importanza e i livelli di sensibilità predefiniti, il controllo automatico dei nomi e alcune altre piccole ma distinte modifiche che puoi apportare alla tua esperienza utente.
Se sei interessato a tenere traccia dei messaggi, ci sono modi per apportare modifiche anche a questo. Ad esempio, è qui che puoi attivare le conferme di lettura, che ti inviano una notifica ogni volta che qualcuno legge la tua email.
Infine, troviamo alcune opzioni per modificare il formato dei messaggi, che probabilmente non userete mai.
Le altre opzioni hanno alcune funzioni utili, come la visualizzazione delle opzioni di incolla (possibilmente fastidiose) e la possibilità di mostrare i collegamenti successivi e precedenti nelle intestazioni dei messaggi durante la lettura di più messaggi nella Posta in arrivo (probabilmente utile).
Ci sono anche opzioni per configurare il modo in cui il programma esegue la pulizia della conversazione, ma tratteremo questo e altri aspetti della gestione della posta di Outlook in un prossimo articolo.
L'e-mail è una parte così integrante di Outlook, non c'è da meravigliarsi che ci siano molti modi per configurarlo. Inutile dire che, mentre impari a usare Outlook, ti ritroverai a dover tornare alle opzioni in alcuni casi per cambiare alcuni aspetti di come la posta elettronica viene formattata e si comporta.
Non abbiamo finito di esplorare Outlook, abbiamo ancora molto da mostrarti, ad esempio i modi in cui gestirai l'invio e la ricezione di allegati, il calendario, le attività e molto altro ancora. Per il momento, tuttavia, vorremmo saperne di più da parte vostra, quindi per favore prendetevi un momento per inviarci una breve nota nel nostro forum di discussione.
