Come scegliere la quantità di Outlook Outlook scaricata sul tuo computer

Potresti pensare che Outlook mostrerà tutta la tua posta (dopotutto, perché no?) Ma per impostazione predefinita, il client Outlook mantiene solo l'ultimo anno di e-mail sul tuo computer. Tutta la tua posta esiste ancora sul server Microsoft Exchange ma non è visibile su Outlook. Ecco perché Microsoft imposta questo valore predefinito e come modificarlo se lo desideri.

Nota: Le seguenti informazioni riguardano tutte le versioni di Outlook 2013-2019, incluso Outlook 365. Si applica anche se ci si connette a un server Microsoft Exchange e ciò include la connessione a Hotmail o Outlook.com. Se ti connetti a un altro servizio, come Gmail o un server di posta personale, puoi configurare queste opzioni, ma Outlook le ignorerà.

Perché non Outlook Mostra tutta la mia posta?

Quando si installa Microsoft Office, controlla la dimensione del disco per assicurarsi di disporre di spazio sufficiente per installare tutte le applicazioni. Utilizza anche tale controllo per impostare un parametro in Outlook che determina la quantità di posta che verrà scaricata sul computer locale, in base alle seguenti dimensioni del disco:

• Meno o uguale a 32 GB: Outlook conserva un mese di e-mail sul tuo sistema.
• Tra 32 e 64 GB (non inclusi): Outlook conserva tre mesi di email.
• Uguale o maggiore di 64 GB: Outlook conserva 12 mesi di email.

Microsoft lo fa perché la posta occupa spazio sul tuo disco rigido e, se hai solo un piccolo disco rigido, probabilmente non vuoi che venga assorbito da alcuni file di grandi dimensioni che qualcuno ti ha inviato via email due anni fa. Outlook scarica ancora tutti gli appuntamenti del calendario, i contatti, le attività e tutto il resto. Questo limite riguarda solo la tua posta (e i tuoi feed RSS).

Se il tuo account di posta utilizza un server Microsoft Exchange (come Hotmail, Microsoft Live, O365 o molti sistemi di posta aziendale), questo parametro determinerà la quantità di posta scaricata sul tuo computer. Se stai utilizzando un provider di posta diverso, come Google o Yahoo, Outlook ignora questo parametro e scarica tutta la tua posta.

Dov'è la mia posta e come posso accedervi?

La buona notizia è che la tua posta non è andata da nessuna parte; è ancora sul tuo server di posta elettronica. (Se non sei sicuro di cosa sia un server di posta elettronica, la risposta breve è che si tratta di un potente computer con un grande disco rigido sul quale il tuo provider di posta memorizza tutta la tua posta.Abbiamo scritto una risposta più lunga, che vale la pena leggere .) Puoi accedere alla tua posta in qualsiasi momento (purché tu abbia accesso a Internet) tramite Outlook o, a seconda della versione di Outlook, attraverso un'interfaccia web.

Per vedere la tua posta in Outlook, scorri fino alla fine della cartella. Se ci sono più e-mail sul server di posta elettronica, vedrai un messaggio che ti informa.

Fai clic su "Fai clic qui per visualizzare altre informazioni su Microsoft Exchange" e Outlook scaricherà il resto delle e-mail sul tuo computer. Assicurati di avere uno spazio su disco adeguato per scaricarli tutti!

Se hai Office 365, puoi anche accedere alle tue e-mail attraverso l'app Web di Outlook. Poiché l'app Web è essenzialmente solo una finestra in Exchange Server, ti mostrerà tutte le tue e-mail. Se utilizzi Outlook al lavoro, le persone del supporto IT devono essere in grado di aiutarti ad accedere all'app Web di Outlook. Se sei a casa, vai su Office.com e accedi lì. Puoi accedere a Outlook e a qualsiasi altra app Web a cui hai accesso, una volta effettuato l'accesso.

Posso cambiare il valore predefinito?

Si, puoi. In Outlook, vai su File> Impostazioni account e seleziona "Impostazioni account" dal menu a discesa.

Nella finestra Impostazioni account, seleziona l'account per il quale desideri modificare l'impostazione predefinita (probabilmente hai solo un account) e poi fai clic sul pulsante "Cambia".

Nella finestra Cambia account visualizzata, vedrai che la "Usa modalità cache" è abilitata. tu dovere lasciare questo abilitato, altrimenti nessuna mail verrà scaricata sul tuo computer. Sposta il cursore "Mail per mantenere offline" nel periodo desiderato.

Le opzioni sono:

• Tre giorni
• Una settimana
• Tre settimane
• Un mese
• Tre mesi
• Sei mesi
• Un anno
• Due anni
• Cinque anni
• Tutti

Nota: le opzioni di tre giorni, una settimana e due settimane non sono disponibili in Office 2013, ma sono disponibili nelle versioni successive.

Scegli "Tutto" se vuoi che Outlook scarichi tutta la tua posta sul tuo computer, o scegli il valore che funziona per te. (Se non è possibile modificare lo slider, l'amministratore potrebbe aver impostato questo valore deliberatamente e impedito di modificarlo.)

Una volta effettuata la selezione, fai clic su "Avanti" e Outlook ti avvisa che è necessario riavviarlo.

Fare clic su "OK", chiudere la finestra Impostazioni account e quindi riavviare Outlook. A seconda della quantità di posta che deve scaricare, Outlook potrebbe impiegare un po 'di tempo per aggiornare ogni cartella. Vedrai un messaggio nella parte inferiore di Outlook mentre scarica la posta in ogni cartella.

E questo è tutto; hai finito. Outlook ora scaricherà tutta la tua posta (o quanto tu hai selezionato) da ora in poi.