Come archiviare i messaggi e-mail in Outlook 2013

Ci è sempre stato detto che il backup dei nostri dati è una buona idea. Bene, lo stesso concetto può estendersi anche alla posta elettronica. Puoi archiviare la tua email ogni tanto, ad esempio mensile, trimestrale o anche annuale.

Ti mostreremo come archiviare le email in Outlook 2013 e renderle facilmente disponibili nel programma. La tua email è memorizzata in un file .pst. Per archiviare le email, sposteremo l'e-mail in un file .pst di archivio.

NOTA: quando archivi la tua email in un altro file .pst, tutta l'email che scegli di archiviare viene spostata nel file di archivio e non è più disponibile nel file .pst principale.

Per iniziare l'archiviazione della tua e-mail, fai clic sulla scheda "File" sulla barra multifunzione.

Nella schermata Informazioni account, fai clic sul pulsante "Strumento di pulizia" accanto a "Pulizia della cassetta postale".

Seleziona "Archivia ..." dal menu a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Archive. Seleziona "Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle" e seleziona una cartella da archiviare. Se vuoi archiviare tutta la tua email, seleziona il nodo con il tuo indirizzo email in alto.

Fare clic sull'elenco a discesa "Archivia elementi precedenti" per selezionare la data più recente per gli elementi da archiviare. Si apre un calendario. Seleziona una data nel mese corrente facendo clic sulla data o scorri fino a un altro mese per selezionare una data. Tutti gli elementi precedenti alla data selezionata verranno archiviati.

Se si desidera archiviare elementi che non sono impostati per l'archiviazione automatica utilizzando l'archiviazione automatica, selezionare la casella di controllo "Includi elementi con" Archiviazione automatica "..

NOTA: l'archiviazione automatica in Outlook 2013 funziona allo stesso modo di Outlook 2010.

Fare clic sul pulsante "Sfoglia" se si desidera modificare la posizione in cui verrà salvato il file di archivio e il nome del file di archivio. Fai clic su OK quando hai effettuato le selezioni.

Il file .pst archiviato viene salvato nella posizione scelta.

Nota che tutti i messaggi e-mail che hai scelto di archiviare non sono più disponibili nel file .pst principale. Il file .pst archiviato dovrebbe essere disponibile automaticamente in Outlook. Tuttavia, in caso contrario, fare clic sulla scheda "File".

Nel riquadro blu sul lato sinistro della schermata "Informazioni sull'account", fai clic su "Apri ed esporta".

Nella schermata "Apri", fai clic su "Apri file di dati di Outlook".

Si apre la finestra di dialogo "Apri file di dati di Outlook". Passare al percorso in cui è stato salvato il file .pst archiviato, selezionarlo e fare clic su OK.

Nel riquadro sinistro della finestra principale di Outlook Mail, viene visualizzata una sezione denominata "Archivi" e sono disponibili le email archiviate.

L'archiviazione di e-mail può aiutarti a mantenere le tue e-mail organizzate, rendendo più facile trovare e-mail meno recenti e mantenere la posta in arrivo e le cartelle sgombre.