Come aggiungere una data di scadenza ai messaggi di posta elettronica in Outlook (e a cosa servono)

Outlook ti consente di aggiungere una data di scadenza per l'email che invii o ricevi. Una volta scaduta la data di scadenza, l'email verrà visualizzata con una formattazione diversa e potrai utilizzare gli strumenti integrati di Outlook per gestire automaticamente la posta scaduta.

Le date di scadenza si applicano solo alle e-mail, non agli eventi o alle attività del calendario, poiché tali elementi hanno le proprie date che è possibile utilizzare per gestirli

Come impostare una data di scadenza su un'e-mail

Per aggiungere una data di scadenza a un'e-mail che stai inviando, devi aprire la finestra Proprietà per l'e-mail. Apri l'email e quindi fai clic su Messaggio> Tag.

Si aprirà la finestra Proprietà per l'e-mail, alla quale è possibile accedere anche facendo clic su Opzioni> Altre opzioni o File> Proprietà. Attivare la casella di controllo "Scade dopo" e quindi scegliere una data e un'ora.

Fai clic su Chiudi per tornare alla tua email. Non ci saranno segni visibili che sia stata aggiunta una data di scadenza e puoi inviare l'e-mail normalmente.

Per aggiungere una data di scadenza a un'email che hai ricevuto, apri l'email e fai clic su Messaggio> Tag (o File> Proprietà).

Questo apre la finestra Proprietà per l'e-mail. Non ci sono tante opzioni per un'e-mail ricevuta quante sono per un messaggio che stai inviando, ma puoi ancora impostare una data e un'ora di scadenza.

Cosa fa una data di scadenza?

Quindi hai aggiunto una data di scadenza a un'email. È fantastico e tutto, ma qual è il vantaggio di farlo?

Le date di scadenza vengono utilizzate in vari modi da Outlook per aiutarti a concentrarti su ciò che è importante. Le email scadute in genere non sono così importanti come le e-mail che non sono scadute, quindi Outlook automaticamente formatta le e-mail scadute in modo diverso.

Se hai visto l'impostazione della formattazione condizionale in Outlook, potresti aver notato la regola di formattazione "Elementi scaduti".

Questa regola formatta qualsiasi e-mail che ha superato la sua data di scadenza con un carattere grigio e il testo barrato.

Ciò ti consente di sapere che l'e-mail è scaduta, quindi puoi concentrarti prima su email più importanti. Se hai inviato un'e-mail con una data di scadenza, questa formattazione verrà applicata anche nel Outlook del destinatario, ma altri client di posta come Thunderbird o app Web come Gmail o Yahoo! Mail, ignorerà la data e non fare nulla con esso.

È inoltre possibile aggiungere una colonna a una cartella che mostra la data di scadenza di qualsiasi e-mail. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di una colonna nella cartella a cui si desidera aggiungere la colonna e quindi fare clic su "Selezione campi".

Seleziona "Date Time fields" dal menu a discesa e poi seleziona l'opzione "Expires".

Trascina e rilascia l'elemento "Expires" nella tua cartella per aggiungerlo alle colonne.

Quando apri un'e-mail scaduta, Outlook ti avvisa con un messaggio nell'intestazione.

Puoi ancora rispondere o inoltrare un'e-mail scaduta, ma se provi ad inoltrarla, Outlook ti segnala prima un avviso.

Fare clic su "Sì" per inviare l'e-mail, o "No" per annullare.

Utilizzo della data di scadenza per gestire la tua posta elettronica

Alcuni degli strumenti integrati di Outlook utilizzano anche le date di scadenza. Se hai impostato l'archiviazione automatica in Outlook, potresti aver notato un'opzione per "Elimina elementi scaduti (solo cartella e-mail)".

Se è attivato, AutoArchive cancellerà o sposterà (a seconda delle altre impostazioni) le e-mail in cui la data è passata. Questo è un ottimo modo per rimuovere automaticamente le e-mail scadute e impedirle di ingombrare la tua casella di posta.

Se non si desidera eliminare o spostare le e-mail scadute, ma non si desidera vederle neanche in Outlook, è possibile impostare le regole di sincronizzazione di Outlook per impedire che vengano scaricate dal server di posta elettronica di Exchange..

Quando crei il filtro di sincronizzazione, fai clic sulla scheda "Avanzate" e quindi sul pulsante "Campo".

Seleziona i campi Data / Ora> Scade dal menu. Il campo è disponibile anche nelle opzioni "Tutti i campi Mail" e "Tutti i campi Post".

Impostare "Condizione" su "on o before" e il "Valore" su "ieri", quindi fare clic su "Aggiungi a elenco".

Questo filtrerà tutte le attività scadute in modo che se scadute ieri o prima, non saranno sincronizzate con Outlook e non verranno visualizzate nella tua casella di posta. Saranno comunque disponibili nell'app Web di Outlook se si desidera visualizzarli lì.

Non è possibile impostare regole per aggiungere automaticamente date di scadenza alle e-mail in arrivo o creare un passaggio rapido che applica una data di scadenza con la semplice pressione di un pulsante, ma è possibile aggiungere automaticamente una data di scadenza a tutte le e-mail in uscita. Fai clic su File> Opzioni> Posta, scorri verso il basso fino a Invia messaggi e attiva "Contrassegna le email come scadute dopo molti giorni".

Immettere il numero di giorni dopo i quali si desidera scadere i messaggi e quindi fare clic su "OK". Ciò aggiungerà automaticamente una data di scadenza a tutte le e-mail che si inviano.

Le date di scadenza sono un modo utile per gestire le priorità e la tua casella di posta con messaggi poco illuminanti che non sono più rilevanti e che ti consentono di utilizzare gli strumenti di Outlook per eliminare o nascondere i messaggi che non ti servono più. È uno strumento in più nella lotta per evitare che la tua casella di posta diventi incontrollabile e uno strumento molto utile.