Go Paperless Interrompe la stampa di tutto e goditi la vita digitale

L '"ufficio senza carta" che ci è stato promesso non sembra mai arrivare per molte persone. La realtà, tuttavia, è che oggi un ufficio senza carta è qui se vuoi approfittarne.

Se sei ancora qualcuno che stampa e-mail, pagine web e altri documenti, puoi fermarti ora. Ci sono modi migliori per tenere traccia delle tue informazioni e accedervi più rapidamente: non puoi cercare parole su pezzi di carta fisici, dopotutto.

Il caso contro la stampa

La stampa è costosa e scomoda, richiede cartucce di inchiostro, carta per stampanti e nuove stampanti spesso costose quando quella stampante a getto d'inchiostro a basso costo inevitabilmente fallisce. Tutta quella carta diventa un disordine che deve essere adeguatamente organizzato, altrimenti non sarai mai in grado di trovare ciò che stai cercando. Non puoi accedervi quando sei lontano dal tuo ufficio, non puoi cercare attraverso di esso e hai solo una copia quindi sei nei guai se ti capita qualcosa.

La stampa era necessaria quando i computer erano pesanti mattoni attaccati alle scrivanie. Ora andiamo in giro con computer in tasca, tablet che possono approssimare le dimensioni di un pezzo di carta e servizi cloud che possono eseguire il backup e sincronizzare tutti i tuoi documenti su tutti i tuoi dispositivi. Puoi cercare i documenti che hai salvato con le parole che contengono in modo da non dover impostare e gestire un complicato sistema di archiviazione.

Come non stampare

Noi geek potremmo aver smesso di stampare molto tempo fa, ma ci sono molte persone là fuori che continuano a stampare e-mail e pagine web regolarmente. Cercheremo di offrire alcuni suggerimenti per guidare l'utente lontano dalla stampante e in un nuovo modo di salvare e organizzare le informazioni che ha senso.

Creare un archivio di file digitale: In primo luogo, vorrai decidere dove salvare le cose invece di stamparle. Aiuta ad avere una posizione coerente in cui si salva tutto. Consigliamo una sorta di servizio cloud che si sincronizza su tutti i dispositivi in modo da poterli accedere su smartphone e tablet e sul PC. Molte persone usano Evernote come loro archivio per tutte le loro note e documenti, ma puoi anche scegliere di salvare su un servizio di archiviazione cloud come Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive. Se si preferisce davvero l'archiviazione locale, è possibile salvare i file in una singola cartella sul PC, ma assicurarsi di eseguirne il backup. Ciò sarà meno conveniente in quanto dovrai copiare manualmente i file sugli altri dispositivi se desideri visualizzarli altrove.
Stampa su PDF: Qualsiasi cosa tu voglia stampare, che si tratti di una ricevuta, di un documento, di una email o di una pagina web, può essere stampata su un file PDF. Innanzitutto, devi installare una stampante PDF sul tuo computer Windows. È quindi possibile passare al processo di stampa normalmente, selezionando la stampante PDF virtuale. Riceverai un file che puoi memorizzare in qualcosa come Evernote o Dropbox.

Stampa di email: Le email possono essere stampate in PDF allo stesso modo. Puoi anche provare a metterli in evidenza (se usi Gmail) o aggiungerli a una cartella o etichetta speciale in cui puoi fare riferimento ad essi in seguito. Puoi accedere a queste e-mail in un secondo momento da qualsiasi dispositivo con un client di posta elettronica: non è necessario stampare.
Stampa di pagine Web: Se si stampano pagine Web a cui fare riferimento in seguito, è possibile stamparle su PDF. Puoi anche aggiungerli ai segnalibri per visualizzarli in un secondo momento (i tuoi segnalibri possono essere sincronizzati su tutti i tuoi dispositivi). Se si desidera leggere la pagina Web in un secondo momento, utilizzare un servizio come Pocket o Instapaper per creare un elenco di elementi che si desidera leggere. Servizi come questi prendono una pagina web, la convertono in un articolo leggibile, solo testo e persino la memorizzano offline su dispositivi mobili, così puoi leggere la pagina web in un secondo momento senza dover stampare.
Stampa di mappe: Non dovresti stampare mappe se hai uno smartphone con GPS. Se utilizzi Google Maps, puoi accedere all'app Google Maps e visualizzare un elenco di ricerche effettuate sul tuo sito web di Google Maps sul tuo PC. Potresti anche solo stampare la mappa in PDF, ovviamente.
Invio di documenti via fax: Alcune vecchie imprese calcificate richiedono ancora fax. È possibile utilizzare un servizio come HelloFax per inviare fax sul Web. HelloFax offre cinque fax gratuiti al mese: questo dovrebbe essere più che sufficiente per gli utenti domestici che solo occasionalmente devono inviare un fax a un'azienda.
Quando qualcuno insiste su documenti stampati: Purtroppo, alcune organizzazioni insistono ancora sui documenti stampati. Non c'è proprio modo di aggirare questo. Se non prenderanno un PDF via e-mail, potrebbe essere necessario stampare.
Cosa fare con i tuoi vecchi documenti cartacei: È più facile iniziare ad andare avanti in modo non cartaceo invece di decidere di convertire metodicamente tutti i vecchi documenti cartacei in versioni digitali: può essere molto lavoro. Tuttavia, puoi scansionare i tuoi vecchi documenti in file PDF con uno scanner.

Usare i tuoi file digitali

Il tuo spazio di lavoro digitale ha ora una serie di vantaggi che la carta non ha:

di riserva: I tuoi file vengono sottoposti a backup se li hai archiviati con un servizio come Evernote, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Se la tua casa brucia, non perderai i tuoi documenti importanti.
Ricerca: Puoi facilmente cercare tra tutti i tuoi documenti elettronici per trovare i documenti che ti servono senza passare attraverso montagne di carta. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, persino Windows: dispongono di funzionalità di ricerca full-text.
Accesso ovunque: È possibile accedere ai documenti ovunque ci si trovi da un PC, uno smartphone o un tablet. Se sei fuori e hai bisogno di cercare qualcosa, puoi farlo dal tuo smartphone piuttosto che andare a casa e scavare nei tuoi documenti.
No Clutter: Non devi preoccuparti di memorizzare, organizzare, creare spazio e decifrare i tuoi documenti.
Nessun costo di stampa: Se non è necessario acquistare inchiostro costoso, stampanti economiche e pile di carta per stampanti, risparmierai denaro.

Certo, alcuni documenti potrebbero essere troppo sensibili per essere archiviati online. In situazioni come questa, puoi sempre utilizzare la crittografia: crea un contenitore crittografato e memorizzalo in un servizio come Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Le persone avranno bisogno della password prima di poter accedere ai tuoi documenti.

Immagine di credito: Sarah Kolb-Williams su Flickr, cellanr su Flickr, jeremyfoo su Flickr