Riduzione del tempo trascorso Invio e ricezione di e-mail

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L'e-mail può facilitare la comunicazione, ma può anche farti perdere tempo. Scopri come elaborare la posta in arrivo e scrivere la posta in uscita per risparmiare tempo.

Secondo un sondaggio del 2005, le interviste dei dipendenti hanno rivelato che il tempo perso per e-mail ha causato a un'azienda con 10.000 dipendenti di perdere circa $ 152 milioni in salari all'anno.

L'email ha chiaramente i suoi lati negativi. Le e-mail non chiare distraggono i dipendenti da importanti attività lavorative, canali di comunicazione cloud e spesso creano lavoro extra. Evita le insidie della posta elettronica seguendo i suggerimenti di seguito.

In che modo l'e-mail in arrivo può sprecare il tuo tempo

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Esistono molti tipi di messaggi e-mail che possono far perdere tempo. Quelli che:

Potrebbe essere ridotto da più messaggi e condensato in uno completo
Non direttamente correlato a te
Riferisciti a te ma non in modo diretto, il che ti lascia dubbioso su come o se dovresti rispondere (e mangia tempo)
Non indirizzarti a prendere qualche azione (che è improduttiva)
Distraiti e / o incoraggiarti a perdere tempo sul web
Non sono adatti per l'email e hanno più senso attraverso un canale di comunicazione dinamico come una riunione di lavoro o un formato più adatto al contenuto (come un documento autonomo ricco di informazioni)

Come elaborare l'e-mail in entrata in modo efficiente

Per leggere ed elaborare le email in modo efficiente, è necessario concentrarsi su due cose: capire il messaggio dell'e-mail (o mancanza) e decidere quali azioni intraprendere in risposta.

Passaggio 1: illustrazione del messaggio (o mancanza)

Ogni volta che leggi una nuova email, dedica il minor tempo possibile a capire:

Se l'oratore ti sta indirizzando direttamente o indirettamente
Se l'oratore ti ha detto cosa si aspettano da te
Se questo è fatto in modo chiaro
Se il messaggio generale è pertinente per te
Se il messaggio generale sembra appropriato, dato il contesto del tuo rapporto con il mittente (o la mancanza di, se stanno cercando di avviare una relazione commerciale per esempio)

Questo ti aiuterà ad accertare quale sia il messaggio dell'e-mail e come vuoi rispondere. Cioè, se intendi rispondere in primo luogo.

È particolarmente importante notare se chi parla sta facendo una o più cose che possono indurre a sprecare tempo prezioso, come ad esempio:

Essere poco chiari su quello che stanno cercando di dire
Usare il linguaggio in un modo confuso o eufemistico per evitare di parlare in termini concreti (es. "Penso che abbiamo bisogno di avere un cuore a cuore ad un certo punto" contro "Puoi chiamarmi questa settimana in modo che possiamo parlare al telefono di qualcosa di importante? “)
Discorrendo o andando fuori tema
Includere informazioni che non sono affar tuo, inappropriate, offensive o incoerenti
Cc o bcc su messaggi che non sono rilevanti per te
Ripetizione dello stesso messaggio tramite varie e-mail o ripetizione di ciò che è già stato trattato in precedenti comunicazioni diverse dalla posta elettronica
Scrivere su qualcosa che hai già discusso e risolto - in modo smemorato o incurante

In questi tipi di situazioni, prestare particolare attenzione a rispondere in modo efficace che riduca al minimo il tempo speso per la comunicazione. Perché è facile lasciare che gli scenari email ambigui di cui sopra stancino il tuo tempo.

Passaggio 2: decidere quale azione intraprendere

Dopo aver saputo di cosa tratta il messaggio, individua il modo più produttivo per rispondere. Ecco alcune risposte tipiche:

Spostando la conversazione su un mezzo di comunicazione migliore come telefono e teleconferenze
Risposta a una domanda ricorrente di più persone, non tramite posta elettronica, ma attraverso un mezzo più ricco di informazioni che può essere condiviso, ad esempio un documento Google
Non risponde ai messaggi che non rendono chiaro ciò che l'oratore si aspetta da te (anche se si sente un po 'scortese)
Affrontare messaggi non chiari con domande concrete dirette e brevi, come "Quando vorresti che il rapporto fosse completato da?" O "Come vorresti che io contribuisca a questo progetto?"
Sollevare il telefono e chiamare la persona in qualsiasi momento si verifica un dramma o un'interruzione della comunicazione: estrapolarlo via e-mail richiederà più tempo e potrebbe intensificare il conflitto

Passaggio 3: riprendere l'attività

Ancora più importante, dopo aver risposto a una e-mail (che potrebbe consistere nel non rispondere e cancellare il messaggio), è necessario tornare all'attività. Passa alla prossima email in attesa nella tua casella di posta, o cambia marcia e torna a fare effettivamente il lavoro anziché rispondere alle richieste degli altri.

In che modo l'invio di email può sprecare il tuo tempo

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Inoltre, ci sono molti tipi di messaggi e-mail tu invii quello può sprecare il tuo tempo. Quelli che:

Vengono inseriti inutilmente in diversi messaggi, ognuno dei quali richiede tempo e pensiero per adattarsi, invece di uno completo
Non fare direttamente riferimento al destinatario, il che è uno spreco di sforzi da parte tua
Non sono abbastanza chiari, e attingi a lunghe conversazioni via email e / o incomprensioni, o nessuna azione produttiva affatto (il che significa che dovrai trascorrere del tempo a ricominciare la conversazione più tardi)
Non dirigere il destinatario a intraprendere un'azione, il che è improduttivo
Distrae e incoraggia il destinatario a perdere tempo sul web - il che significa che incoraggia lo stesso di te
Non sono adatti per il formato email, ma comunicano meglio attraverso la conversazione in tempo reale o attraverso un documento informativo o ricco di informazioni come un manuale, un articolo di blog, una pagina di domande frequenti, un rapporto aziendale o una presentazione di PowerPoint

Come inviare email in modo efficiente

Per scrivere e-mail che non perdono tempo a lungo termine (per non parlare del tempo del destinatario), è necessario concentrarsi su cinque cose: comunicare un messaggio chiaro, richiedere al destinatario di prendere provvedimenti, utilizzare una buona struttura, editare prima di colpire inviare e seguire efficacemente.

Passaggio 1: Ottieni chiaro sul tuo messaggio

Prima ancora di scrivere una e-mail, è necessario chiarire il messaggio. Determinare:

Cosa vuoi comunicare
Perché vuoi comunicarlo
Quale azione vuoi che il tuo destinatario prenda
Come puoi convincerli meglio a intraprendere questa azione

Ecco alcuni motivi comuni per inviare email:

Per ricordare a qualcuno una scadenza
Dare a qualcuno istruzioni scritte su un'attività
Per fare una domanda veloce a cui si può rispondere adeguatamente attraverso la scrittura
Per rispondere a una domanda veloce che può essere risolta adeguatamente attraverso la scrittura
Per trasmettere informazioni sensibili al tempo
Per offrire le date disponibili per la pianificazione di una riunione
Per seguire dopo un incontro e mostrare apprezzamento

In tutti questi esempi, eccetto l'ultimo, si desidera che il destinatario prenda qualche azione (anche se questo è solo una risposta a te).

A volte l'azione non sembra un'azione. Forse vuoi:

Passa un consiglio per il tuo collega
Fai sapere ai tuoi amici che sei atterrato in sicurezza nella destinazione del tuo viaggio
Fornisci un breve aggiornamento su come stai facendo la tua nuova destinazione e su come puoi essere raggiunto nelle prossime settimane

In ciascuna di queste situazioni, non stai dicendo al tuo destinatario di fare una certa azione. Tuttavia, è implicito che non ci si aspetta che intraprenda alcuna azione, a patto che tu dia l'email alla chiusura appropriata, o almeno firmando il tuo nome. Capiscono che la comunicazione può facilmente finire con la tua email; che non hanno bisogno di rispondere.

Passaggio 2: Richiedere al destinatario di assumere provvedimenti attuabili

Per scrivere e-mail efficaci che ti fanno risparmiare tempo, è necessario renderle fruibili. E devi assicurarti che il tuo destinatario sia chiaro su quale azione ci si aspetta da loro.

Se non stai mirando a questo, ma stai cercando di spiegare la tua storia di vita o spiegare perché stai aspettando il prossimo modello di iPhone invece di ottenere quello più recente, puoi dimenticarti di risparmiare tempo perché la scrittura molto pensiero e tempo.

Concentrati su quanto segue quando rendi utilizzabile la posta elettronica:

Impostazione delle scadenze
Delineare i piani di emergenza
Offrire opzioni potenziali per la prossima linea di condotta (ad esempio, quando sei disponibile per una riunione di persona, dove sei disponibile per incontrarsi)
Fornire un parere quando richiesto
Fare una richiesta che è adatta per la scrittura ed è in realtà più conveniente che usare un'altra modalità di comunicazione
Fornire una serie di indicazioni per un'attività che il destinatario ha accettato di eseguire

Sii proattivo e assertivo nel delineare i passaggi fattibili. Evita di porre domande aperte a meno che non ci sia altra opzione. Perché le domande a risposta aperta sono l'opposto del contenuto fruibile.

Ecco alcuni esempi:

Invece di chiedere al destinatario di darti il loro programma (e sprecare un'e-mail nel processo) - iniziare inviando loro gli orari di riunione disponibili.
Invece di chiedere al destinatario cosa pensano di una determinata decisione aziendale, delineare la decisione potenziale e richiedere il feedback costruttivo; in questo modo non dovranno inventare qualcosa da soli e avranno invece qualcosa su cui lavorare

Mantieni la posta elettronica utilizzabile fornendo istruzioni chiare al lettore e mantenendo il contenuto utilizzabile anziché aperto.

La cosa più importante è che devi assicurarti che qualsiasi azione ti aspetti dal tuo lettore sia comunicata chiaramente. Non dare per scontato che sappiano che tu vuoi organizzare un incontro questa settimana solo tu offri i tuoi orari disponibili. Non dare per scontato che sappiano a quale attività si applica la tua serie di istruzioni. Esprimetelo esplicitamente e fate loro sapere cosa volete che facciano.

Passaggio 3: creare una buona struttura

Uno ha il tuo messaggio chiaramente definito e tu l'hai reso praticabile, è ora di organizzarlo in modo tale da trasmettere quella chiarezza e le tue richieste attuabili.

I paragrafi: Una regola generale da seguire è mantenere i paragrafi sotto cinque frasi. Non è solo difficile focalizzarsi su lunghi paragrafi durante la lettura del web, ma i paragrafi goffi danno l'opportunità al ricevente di perdere la concentrazione e perdere i punti più importanti. Questo porta quindi a risposte sciatte o ridondanti, che offuscano il canale di comunicazione.

Frasi: Usa la voce attiva quando scrivi le frasi. Mantenere le frasi brevi e al punto. Evita le tangenti o spieghi inutilmente i tuoi ragionamenti o sentimenti riguardo alle cose. Invece, attenersi ai fatti e quali azioni si richiede che il destinatario prende.

Parole: Cerca di non usare parole grosse o gergali, a meno che tu non sappia che il tuo pubblico li capirà. Evita barzellette e riferimenti culturali che potrebbero essere fraintesi, perché tutto ciò che può essere facilmente interpretato in modo errato è un potenziale ostacolo a una comunicazione efficace.

Evita parole extra e frasi qualificanti. "Data la situazione attuale in cui questo sta accadendo attualmente, penso che potrebbe essere saggio ..." è una dichiarazione qualificante che non solo spreca parole e tempo, ma distrae dal messaggio reale. Invece, basta indicare la tua raccomandazione senza dover qualificarla.

Un altro esempio: "Mi chiedevo se potessi chiederti ..." Taglia questa frase e fai semplicemente la domanda. Aumenterà anche la tua sicurezza, perché non cercherai inconsciamente il permesso di comunicare in modo proattivo.

Punteggiatura: Mantieni la punteggiatura semplice. Le parole e le frasi qualificanti sono efficaci solo se utilizzate per stabilire cortesia al momento dell'avvio della comunicazione con qualcuno con cui ti piacerebbe avere una relazione d'affari o personale. In questi casi, non necessariamente vuoi essere imminente, ma usa alcune frasi educate per mostrare rispetto per il loro tempo.

Riduci al minimo l'uso di virgole - questo naturalmente ti aiuta a mantenere le frasi corte. Evita il linguaggio pigro ispirato al testo, con l'uso eccessivo di virgole punto-punto e punti consecutivi. Invece, punteggia le tue frasi con l'inglese corretto e utilizza le contrazioni quando ha senso, perché rendono più leggibile il flusso.

Inoltre, considera la punteggiatura di elenchi con punti elenco e l'uso di una linea di trattini per suddividere le sezioni principali (che possono includere uno o più paragrafi).

Punti elenco e interruzioni di sezione migliorano la leggibilità del web e aiutano a organizzare il messaggio in modo più chiaro.

Passaggio 4: Modifica prima dell'invio

Prima di inviare un'e-mail, prendi 1-2 minuti per leggerla ad alta voce. Questo ti aiuterà a cogliere errori o a notare parti imbarazzanti che normalmente non diresti di persona. Elimina quelle parole in più e semplifica la punteggiatura. Elenchi puntati e abbatti i tuoi paragrafi.

Quando puoi rispondere alle seguenti domande con un "sì", allora sei pronto per premere "invia":

Il messaggio è chiaro?
Le aspettative sono perseguibili e chiaramente dichiarate?
Il mio destinatario sarà in grado di ricevere correttamente il mio messaggio? Il successo significa che sanno quale risposta ci si aspetta da loro.
Se i ruoli fossero stati invertiti, sarei in grado di ricevere correttamente questo messaggio?

Step 5: Follow up efficace

Inoltre, sii proattivo nel seguire le tue e-mail. Se qualcuno non risponde a una richiesta diretta, non perdere tempo a chiedersi cosa è successo. Invece, invia un'e-mail di cortesia gentile ma diretta per controllare con loro. Applicare i principi sopra elencati. E non perdere troppo tempo cercando di ottenere una risposta; se il destinatario non comunica con te, sappi quando spostarti o avvicinarti di persona.

Usa l'email per risparmiare tempo

L'email può farti risparmiare molto tempo se sai come usarlo in modo efficiente. E questo vale sia per l'invio che per la ricezione dei messaggi.

L'e-mail viene utilizzata al meglio per fornire messaggi utilizzabili adeguatamente comunicati tramite scrittura. Se si sfruttano i vantaggi della posta elettronica e si evitano le molte insidie che causano perdite di tempo, è uno strumento potente.