Creare e personalizzare i passaggi rapidi in Outlook 2010

Una nuova funzionalità di Outlook 2010 è la possibilità di applicare più azioni contemporaneamente ai tuoi messaggi di posta elettronica. Qui daremo un'occhiata alla creazione di passaggi rapidi per la gestione della posta elettronica in Outlook 2010.

Personalizza i passaggi rapidi

Se utilizzi Outlook 2010 noterai la nuova sezione Passaggi rapidi nella barra multifunzione. Alcuni sono inclusi per impostazione predefinita e possono essere personalizzati. Per configurare o modificare i passaggi rapidi, nella scheda Home, utilizzare la freccia a discesa nella casella Passaggi rapidi, quindi selezionare Gestisci passaggi rapidi.

Si apre la finestra Gestisci passaggi rapidi e qui modificheremo il passaggio In Manager. Evidenziare Per Manager e fare clic sul pulsante Modifica.

Ora possiamo modificare il passo. Ad esempio, vogliamo sempre inoltrare determinate e-mail al nostro capo. Inserisci l'indirizzo email del tuo manager e puoi anche scegliere di contrassegnarlo, selezionare il tipo di importanza e aggiungere del testo extra. Abbiamo anche aggiunto un'azione per spostare l'e-mail in una cartella specifica in Outlook.

Tastiera Ninjas apprezzerà il fatto che puoi anche creare un tasto di scelta rapida per il passaggio. Quando hai finito di apportare modifiche al passaggio, assicurati di salvarlo.

Dopo aver salvato il Quick Step, apri un'e-mail che vuoi inviare al tuo capo e fai clic su To Manager dalla casella Passaggi rapidi.

L'email verrà aperta in modo che tu possa inoltrarla e aggiungere altri destinatari, se lo desideri.

Crea il tuo Quick Step

Puoi anche creare il tuo Quick Step. Sotto la scheda Home fai clic Creare nuovo dalla casella Passaggi rapidi.

Ora puoi scegliere le azioni per il tuo nuovo Step, crearne un nome e aggiungere del testo che verrà visualizzato quando passi con il mouse sul nuovo Step.

Ad esempio, qui vogliamo copiare un'e-mail in una cartella specifica e contrassegnarla. È possibile aggiungere più azioni ai passaggi rapidi personalizzati che possono semplificare la gestione della posta elettronica.

Ecco le selezioni finali per il nostro nuovo Quick Step. Lo abbiamo chiamato Copia nella nostra cartella misc, contrassegnandolo, creato un tasto di scelta rapida e incluso un testo Tooltip. Al termine, fai clic su Fine.

Ora nella casella Passaggi rapidi sulla barra multifunzione vedrai il tuo nuovo Step e potrai utilizzarlo per le email che specifichi.

Qui abbiamo una email aperta e stiamo usando il nostro nuovo Quick Step con esso.

Tieni presente che se disponi di più account di posta elettronica in Outlook, dovrai personalizzare i passaggi rapidi per ciascun account.

Se non vuoi più un Quick Step, fai semplicemente clic destro su di esso ed Elimina.

Ci sono molte personalizzazioni che puoi fare con Quick Steps per rendere la gestione della tua email molto più semplice. La cosa interessante con Quick Steps è che puoi assegnare più azioni ad ogni passaggio. Se vuoi essere in grado di gestire la tua posta elettronica in modo più efficiente, la personalizzazione delle azioni rapide esistenti e la creazione di una tua nuova funzionalità sono una grande novità in Outlook 2010.