Aumenta la produttività della tua e-mail con Microsoft Word Mail Merge
La stampa unione di Microsoft Word è uno strumento di produttività eccellente. Sapere come creare righe di soggetto personalizzate e allegati non supportati dalla funzionalità di base della stampa di Word non può essere un salvataggi quando si devono scrivere e-mail in blocco.
Nell'articolo di oggi, imparerai come utilizzare Word Mail 2010 Merge Wizard, scrivere soggetti personalizzati per e-mail e configurare diversi allegati per ciascuno dei tuoi destinatari e-mail.
Immagine di M! R
Creare una lista di distribuzione
Word's Mail Merge ci salva dal noioso compito di inserire manualmente l'indirizzo email di ciascun destinatario, permettendoci di importare indirizzi email da contatti di Outlook, origini dati Excel o Access o file di dati di Word.
Il contatto di Outlook è l'opzione migliore tra le tre e, se non l'hai già utilizzata, ora sarà il momento giusto per aggiornare la tua rubrica di Outlook e ti mostreremo come farlo. Puoi saltare la sezione successiva e iniziare a scrivere la tua unione, se sai già come impostare il contatto di Outlook, altrimenti le prossime due sezioni ti daranno alcune nozioni di base su come configurare il tuo contatto Outlook importando la tua lista di contatti basata sul web.
Imposta il tuo profilo di posta
L'impostazione del contatto di Outlook inizia con la creazione di un profilo di posta che memorizza l'indirizzo email, la password, le informazioni sul server e i collegamenti ad altri dati come i messaggi e-mail e gli indirizzi del tuo account.
È possibile creare alcuni profili, ciascuno personalizzato per un account e-mail specifico.
Un nome profilo appropriato ti consente di identificare l'account e-mail che associ al tuo profilo di posta.
Hai la possibilità di configurare il tuo profilo di posta utilizzando l'indirizzo email che hai ricevuto dal tuo ISP o il tuo account e-mail selezionando la terza opzione.
Seleziona "E-mail Internet" per utilizzare un provider di posta elettronica che fornisce un servizio POP, ad esempio, GMail.
Ogni provider di posta elettronica Internet ha una configurazione POP diversa, assicurati di leggere il loro manuale utente per apprendere la loro configurazione POP.
Congratulazioni! Se vedi questa schermata, hai impostato correttamente il tuo profilo di posta. Ora siamo pronti per impostare la cartella dei contatti di Outlook.
Compilare la cartella dei contatti
Puoi inserire manualmente la tua lista di distribuzione in Outlook o importare altre rubriche web-based come GMail, Yahoo o la rubrica di Hotmail. La maggior parte dei provider di posta elettronica basati sul web ci consente di esportare la loro rubrica in un'origine dati compatibile con Outlook. Ad esempio, Gmail ci offre la possibilità di esportare i nostri contatti in un file CSV compatibile con Outlook.
La funzione di importazione di Outlook supporta vari tipi di file: csv, vcard, RSS, iCalendar e molti altri, rendendolo un ottimo strumento per creare la tua lista di distribuzione mailing.
Il file CSV rientra nella categoria "Altri programmi o file" in Outlook.
File ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, file PST, sono alcuni dei file di programma supportati da Outlook: per noi, abbiamo scelto il tipo di file Comma Separated Values (Windows).
Ora, individua il file CSV che abbiamo appena esportato dalla rubrica di Gmail.
Di tutte queste cartelle, la cartella contatti è l'opzione migliore per il nostro scopo di unione.
Outlook richiede alcuni minuti per importare il tuo contatto in base al numero di indirizzi email che stai importando.
Dovremmo essere in grado di utilizzare questa cartella di contatti, una volta che Outlook ha completato l'importazione di tutti i tuoi contatti, per la stampa unione.
Procedura guidata Stampa unione
Inizia con un documento vuoto e apri il nastro "Mailings" per iniziare la nostra unione.
Il wizard è il modo migliore per i principianti di iniziare il loro primo esercizio di mailing.
Selezione dei destinatari dei messaggi
La procedura guidata ci chiederà di scegliere il tipo di documento per la nostra unione, i messaggi di posta elettronica è il tipo di documento appropriato per l'esercizio di stampa unione di oggi.
Possiamo iniziare a scrivere il nostro messaggio e-mail da un documento vuoto, un modello o un documento esistente.
Scegli la nostra cartella di contatti di Outlook come la nostra lista di distribuzione di stampa unione nel passaggio 3.
Abbiamo la possibilità di utilizzare qualsiasi profilo di posta che abbiamo configurato nel nostro sistema.
Il numero di contatti dovrebbe essere maggiore di zero se Outlook ha importato correttamente il tuo indirizzo Gmail.
Scegli le persone che vuoi includere nella distribuzione delle e-mail spuntando le caselle di controllo appropriate.
Comporre il messaggio di posta elettronica
Inizia a scrivere il tuo messaggio di posta elettronica e inserisci i campi unione in cui desideri inserire messaggi personalizzati, ad esempio il titolo o il cognome nella posizione appropriata sul documento.
Ogni campo unione verrà racchiuso all'interno di un doppio gallone; verranno sostituiti con le informazioni della scheda di contatto quando si completa la procedura guidata di stampa unione.
Visualizza l'anteprima del messaggio di posta elettronica per vedere come Word elabora i campi di unione facendo clic sul collegamento "Successivo: visualizza l'anteprima dei messaggi di posta elettronica".
Se sei soddisfatto dell'anteprima, fai clic sul link "Avanti: completa l'unione" e Word invierà l'e-mail unita a tutti i destinatari con una riga dell'oggetto comune.
Personalizzazione della riga dell'oggetto
La procedura guidata interrompe il processo di stampa unione in questi passaggi: scelta del tipo e del modello di documento corretti, creazione di una lista di distribuzione, valutazione dell'anteprima della stampa in serie e invio di e-mail a tutti i destinatari.
A questo punto, è possibile notare due attività di scrittura e-mail comuni che la procedura guidata non supporta, la scrittura di righe di soggetto personalizzate e l'impostazione di allegati diversi. Dobbiamo utilizzare la macro per eseguirli nella stampa unione, preferibilmente prima di completare la procedura guidata.
Con la tua lettera aperta, premi "Alt + F11" e fai doppio clic su "ThisDocument" nella finestra di lavoro di Word, per aprire l'editor Macro.
Incolla questo codice macro, scritto da un esperto codificatore di macro hutchinsfairy, nel riquadro vuoto e salvalo.
Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD As BooleanPrivate Sub Document_Open ()
Imposta wdapp = Applicazione
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Private Sub Document_Close ()
Imposta wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean)
Dim i As IntegerCon ActiveDocument.MailMerge
Se FIRST_RECORD = True Then
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Finisci sei = .DataSource.DataFields.Count
Fai mentre io> 0
.MailSubject = Sostituisci (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
Ciclo continuoFine con
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Documento, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Annulla As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Documento, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Torna al tuo documento e fai clic sul link "Successivo: completa l'unione" per inviare la tua email.
Clicca sul link "Posta elettronica ..." per inviare il tuo messaggio.
Inserisci i campi unione appropriati, circondati da un gallone, nella riga dell'oggetto.
La macro analizzerà il campo unione e lo sostituirà con il cognome del destinatario quando Word invia il documento via e-mail.
Allegare diversi articoli al tuo indirizzo e-mail
Fino a questo punto, abbiamo imparato come utilizzare la procedura guidata di stampa unione e come personalizzare i campi relativi all'oggetto. Per completare il tutorial di oggi, ti mostreremo un componente aggiuntivo di terze parti che ci consente di allegare file diversi per ogni e-mail.
Scarica il componente aggiuntivo, decomprimilo e troverai che il componente aggiuntivo viene fornito come modelli di documento di Word. Utilizzare "CreateEMailData Word 2007 Ver02", se si utilizza Word 2007 o 2010 e "CreateEMailData Word 2003 Ver02", se si utilizza Word 2003.
Copia il modello di documento appropriato nella cartella "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" dove "% appdata%" è la cartella di avvio Microsoft, nel nostro caso è "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".
Riavvia il tuo Word, dopo aver copiato il file nella cartella di avvio di Microsoft, e dovresti vedere due nuovi componenti aggiuntivi: Crea file di dati e Unisci per e-mail, sotto il menu a nastro "Mailing".
Preparare un file di dati con una tabella a due colonne: l'indirizzo e-mail del destinatario nella colonna sinistra e il percorso completo del file allegato nella colonna di destra, quindi salvarlo nella stessa cartella del documento di unione come "MergeAttachmentsData". Dobbiamo sottolineare che è necessario salvare il file come "MergeAttachmentsData", altrimenti il componente aggiuntivo non può trovare il file per cercare gli allegati.
Torna al documento di stampa unione e dividi i documenti in singoli file.
Dovrebbe apparire una nuova finestra di documento word e fare clic sul pulsante aggiuntivo "Unisci a email". Basta fare clic sul pulsante "Ok" nella finestra di dialogo gialla, poiché abbiamo già preparato il file di dati.
Inserisci l'oggetto corretto per la tua email, fai clic su OK e Outlook invierà la tua email con l'allegato che hai specificato nel file di dati.
Word, con le sue numerose funzioni utili, è davvero uno strumento di grande produttività. Non vediamo l'ora di scrivere altri articoli Word per i nostri lettori. Nel frattempo, controlla gli altri articoli di Words sul nostro sito.
Ci auguriamo che tu abbia imparato come utilizzare la stampa unione di Word dall'articolo di oggi. Sentiti libero di discutere altri consigli di stampa unione con gli altri lettori nella sezione commenti.
