Una guida ai passaggi rapidi in Microsoft Outlook

Outlook include una funzionalità Passaggi rapidi che consente di applicare più azioni a un messaggio con un solo clic. Outlook include diversi passaggi rapidi predefiniti, ma puoi anche crearne uno personalizzato (ed eliminare quelli predefiniti se non ne hai bisogno). Se esegui regolarmente lo stesso insieme di azioni, la creazione di un passaggio rapido e l'assegnazione di un tasto di scelta rapida possono farti risparmiare molto tempo. Ecco come funzionano.

I QuickSteps predefiniti

Puoi trovare i passaggi rapidi nella scheda "Home" di Outlook. Al primo avvio, vedrai i passaggi rapidi predefiniti lì. È possibile fare clic su uno di essi per applicare le azioni incluse a un messaggio selezionato.

I passaggi rapidi predefiniti includono:

1. Vai a?: Apre una finestra in cui puoi selezionare una cartella in cui desideri spostare il messaggio.
2. Per Manager: Crea una copia inoltrata del messaggio attualmente selezionato con l'indirizzo del tuo manager al suo interno.
3. Email del team: Crea un messaggio vuoto indirizzato ai membri del tuo team. Se la tua e-mail è gestita dal tuo datore di lavoro, in base a come gli amministratori di Exchange hanno configurato la tua casella di posta, Outlook potrebbe già sapere chi sono il tuo manager e i membri del team. In caso contrario, dovrai riempirli nella prima volta che li usi passaggi veloci.)
4. Fatto: Segna il messaggio come letto e completato, quindi lo invia a una cartella specificata. La prima volta che usi questo, dovrai specificare la cartella, ma da quel momento in poi Outlook ricorderà la tua scelta e la invierà a quella cartella ogni volta che utilizzi il Quick Step.
5. Riproduci e cancella: Apre una risposta al messaggio attualmente selezionato e quindi elimina il messaggio attualmente selezionato dopo aver inviato la risposta.

Outlook visualizza solo i passaggi rapidi disponibili. Se non è stato selezionato un messaggio, ad esempio, viene visualizzato solo il passaggio rapido "Email del team" perché le altre impostazioni predefinite funzionano su un messaggio esistente.

Come creare un passaggio rapido

Per aggiungere un nuovo passaggio rapido, fai clic sull'opzione "Crea nuovo" nella casella Passaggi rapidi.

Questo apre una nuova finestra in cui puoi nominare il tuo passo rapido e scegliere le azioni che vuoi che eseguano.

Quando fai clic sul menu a discesa "Scegli un'azione", ottieni un elenco di azioni possibili, ognuna delle quali potrebbe offrirti opzioni aggiuntive per selezionare.

Aggiungeremo due azioni: una per spostare il messaggio in una cartella e l'altra per contrassegnarlo come letto.

Seleziona l'azione "Sposta nella cartella" e scegli la cartella in cui vuoi spostare i messaggi.

Quindi, fai clic su "Aggiungi azione" per aggiungere una seconda azione.

Seleziona "Segna come letto" dal menu a discesa.

Facoltativamente, puoi scegliere uno dei tasti di scelta rapida incorporati e aggiungere del testo da visualizzare quando passi il mouse sopra il Quick Step con il puntatore (una breve descrizione che ti ricorda le azioni intraprese dal Quick Step).

Fai clic su "Fine" e il tuo nuovo Quick Step apparirà nella casella Quick Steps in Outlook. Se passi con il mouse sopra il Quick Step, vedrai il tasto di scelta rapida che hai scelto e qualsiasi testo di descrizione comandi immesso.

Ora tutto ciò che devi fare è selezionare i tuoi messaggi e fare clic sul nuovo QuickStep (o premere il tasto di scelta rapida) per applicare le sue azioni.

Come modificare o eliminare un QuickStep

Se si desidera modificare o eliminare un passaggio rapido, fare clic sulla piccola freccia in basso a destra del gruppo Passaggi rapidi sulla barra multifunzione.

Si apre la finestra "Gestisci passaggi rapidi".

Qui hai la possibilità di modificare, duplicare (che crea una copia esatta del Quick Step selezionato se vuoi uno simile ma con una leggera variazione), o eliminare un Quick Step.

È inoltre possibile modificare l'ordine in cui compaiono i Quick Steps sulla barra multifunzione o creare un nuovo Quick Step.

Infine, c'è l'opzione "Ripristina i valori predefiniti".

Selezionando l'opzione "Ripristina i valori predefiniti", elimina tutti i passaggi rapidi che hai creato e ricrea eventuali passaggi rapidi predefiniti che potresti aver eliminato. Rimuove anche eventuali modifiche apportate ai passaggi rapidi predefiniti. Poiché non puoi annullare questa azione, ti verrà mostrato un avviso. Fai clic su "Sì" per fare in modo che il ripristino avvenga.

Puoi anche bypassare la finestra "Gestisci passaggi rapidi" per le singole azioni di Quick Step facendo clic con il pulsante destro del mouse su un passaggio rapido nella barra multifunzione. Questo fa apparire un menu di scelta rapida in cui puoi modificare, duplicare o eliminare il Quick Step.

E questo è Quick Steps. Non abbiamo esaminato tutte le possibili azioni che puoi aggiungere ad un Quick Step perché ce ne sono tantissime ed è un'interfaccia piuttosto intuitiva una volta che sai come funziona. Se vuoi rendere la tua esperienza di Outlook più efficiente e meno dispendiosa in termini di tempo, Quick Steps è un ottimo punto di partenza.