10 consigli e suggerimenti per Google Documenti
Google Documenti non ha il nastro ingombrante pieno di funzionalità che troverai in Microsoft Office, ma ha alcuni trucchi utili nella sua manica. Potresti non trovare mai queste funzionalità a meno che non le cerchi.
La suite per ufficio basata sul web di Google è maturata negli anni e ora offre di tutto, dall'accesso offline all'assistenza aggiuntiva di terze parti. È ancora una suite per ufficio facile da usare che funziona ovunque con eccellenti funzionalità di collaborazione in tempo reale.
Abilita accesso offline
Google Documenti può funzionare offline. Ciò consente di creare nuovi documenti, continuare a lavorare sui documenti correnti e anche solo visualizzare i documenti mentre non si dispone di una connessione Internet. Quando ti colleghi nuovamente a Internet, le tue modifiche verranno sincronizzate online.
Questa funzione richiede Google Chrome, quindi funziona su Windows, Linux, Mac OS X e Chromebook. Per configurarlo, apri il sito web di Google Drive, fai clic sul pulsante a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra del sito e fai clic su Impostazioni. Nel pannello Generale, assicurati che l'opzione "Sincronizza il tuo lavoro su questo computer in modo che tu possa modificare offline" sia abilitata e fai clic su Fine. Per utilizzare Google Documenti in modalità offline, è sufficiente tornare al sito web di Google Drive in Chrome quando non si dispone di una connessione Internet.
Collaborare in tempo reale
Google Documenti offre funzionalità di collaborazione migliori rispetto alla versione desktop di Microsoft Office. Puoi collaborare in tempo reale e chiunque abbia accesso al documento sarà in grado di modificarlo contemporaneamente. Nel documento vedrai i cursori di altre persone e potrai guardarli digitare in tempo reale.
Fai clic su File> Condividi per iniziare a condividere il documento. Puoi invitare singole persone tramite il loro indirizzo email o consentire a chiunque abbia un link speciale al documento di modificarlo.
La condivisione non riguarda solo la modifica: la funzione Condividi consente di condividere un documento con una o più persone in modo che possano visualizzarlo. Avranno sempre la copia più recente, quindi potrebbe essere più comoda di inviare un file via e-mail. Puoi anche dare alle persone la possibilità di lasciare commenti su un documento in modo da poter ottenere il loro input senza consentire loro di modificare il tuo documento.
Pubblica un documento
Google Documenti ti consente di pubblicare rapidamente un documento online. Fai semplicemente clic su File> Pubblica sul Web e fai clic sul pulsante Avvia pubblicazione. Riceverai un link pubblico al documento in forma pubblicata, quindi puoi condividerlo con altre persone e possono visualizzarlo. Non è necessario ospitare il documento sui propri server da qualche parte.
Questa funzione è separata dalla funzione di condivisione. Quando un documento è pubblicato, chiunque abbia il link può vederlo. Quando è condiviso, può essere condiviso solo con una manciata di persone. Quando le persone accedono a un documento condiviso, vedranno l'editor di Google Documenti. Quando accedono a un documento pubblicato, vedranno il documento come una tipica pagina web.
Vai a Prossimo errore di battitura / Tipo precedente
Per una rapida correzione degli errori, usa la scorciatoia da tastiera Ctrl + 'per andare al prossimo errore nel documento corrente e Ctrl +; per andare al precedente errore di battitura. Ciò consente di correggere rapidamente errori di battitura senza scorrere il documento corrente e cercare quelle sottolineature rosse.
Google Documenti ha anche recentemente acquisito una funzione di controllo ortografico che ti consente di sfogliare rapidamente i problemi di un documento corrente, una funzionalità che mancava da molto tempo: fai semplicemente clic su Strumenti> Controllo ortografico per utilizzarlo.
Cerca e inserisci collegamenti
Google Documenti incorpora la potenza della ricerca di Google per aiutarti a inserire facilmente link nel tuo documento attuale. Anziché aprire una nuova scheda del browser e cercare una pagina che desideri collegare, puoi eseguire una ricerca direttamente dalla finestra di dialogo del link. Per fare ciò, fare clic sull'opzione Inserisci> Collegamento. Digita una ricerca nella finestra di dialogo e Google visualizzerà le pagine corrispondenti alla tua ricerca: fai clic su una per creare un collegamento all'indirizzo selezionato.
Configura i tuoi stili di testo
Invece di formattare manualmente ogni bit di testo nel tuo documento, dovresti invece formattare il testo usando gli stili. Ciò significa che, anziché impostare tutti i titoli di una determinata dimensione e testo in grassetto, devi semplicemente fare clic sulla casella degli stili e impostarli su "Titolo 1."
È anche possibile modificare facilmente le impostazioni del carattere utilizzate per diversi stili. Innanzitutto, formattare del testo per utilizzare il tipo di formattazione che si desidera utilizzare per uno stile. Seleziona quel testo, fai clic sulla casella di stile nella parte superiore dello schermo e fai clic sulla freccia a destra dello stile che desideri modificare. Fai clic sull'opzione "Aggiorna nome stile" per abbinarlo e lo stile utilizzerà ora il tipo di formattazione selezionato.
Per salvare questi stili personalizzati e utilizzarli in altri documenti, fai clic qui sul menu Opzioni in fondo all'elenco e seleziona "Salva come stili predefiniti".
Gestisci il tuo dizionario personale
Se Google Docs pensa che una parola sia un refuso ma sai che è corretta, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla parola sottolinea e selezionare Aggiungi al dizionario personale. È quindi possibile fare clic su Strumenti> Dizionario personale e modificare l'elenco di parole nel dizionario personale. Se accidentalmente aggiungi una parola errata a questo elenco, dovrai rimuoverla da qui prima che Google ti avviserà nuovamente.
Questa opzione è una funzione abbastanza recente: in precedenza, Google Documenti non ti consentiva di rimuovere le parole aggiunte a questo elenco. Si consiglia di dare l'elenco un aspetto e assicurarsi di non aver accidentalmente aggiunto parole errate alla lista in passato.
Copia e incolla con gli Appunti web
Google Documenti ha una funzione Appunti web condivisa su Google Documenti, Fogli e Presentazioni. Questo blocco appunti è associato al tuo account Google, quindi ti seguirà su tutti i computer che utilizzi. A differenza degli appunti del sistema operativo standard, gli appunti web possono contenere più elementi. Gli Appunti supportano, testo, immagini, disegni e altri bit di dati dai documenti di Google.
Per utilizzare questa funzione, selezionare del testo, fare clic su Modifica, utilizzare il menu Appunti web. Questo è il modo migliore per copiare alcuni tipi di dati, come i disegni, tra diversi tipi di documenti Google. Gli oggetti che salvi negli appunti web verranno cancellati dopo 30 giorni se non interagisci con loro.
Usa lo strumento di ricerca
Google Documenti contiene una barra laterale progettata per la ricerca: aprila facendo clic su Strumenti> Ricerca. Questa barra laterale consente di cercare immagini, citazioni e risultati Web in modo da poterli inserire facilmente in un documento. Inoltre, facilita la ricerca di studi accademici e inserisce rapidamente note a piè di pagina o citazioni appropriate per i formati di citazione MLA, APA o Chicago. Puoi anche inserire rapidamente citazioni nei risultati web: può essere un modo semplice per creare una bibliografia per un giornale scolastico.
Installa componenti aggiuntivi
I componenti aggiuntivi sono una funzionalità abbastanza nuova. Questi sono software di terze parti realizzati con Google Apps Script. Puoi installarli facendo clic su Strumenti> Gestione componenti aggiuntivi. Possono quindi essere utilizzati dal menu Componenti aggiuntivi.
Ad esempio, è possibile installare un componente aggiuntivo Thesaurus che consente di selezionare qualsiasi parola e fare clic su Add-ons> Thesaurus> Trova sinonimi per Word selezionato per visualizzare i sinonimi durante la scrittura di un documento. Altri componenti aggiuntivi includono un facile strumento per la creazione di bibliografie, strumenti per diagrammi e generatori di sommari.
Google Docs ha anche altri trucchi. Il menu File> Scarica come è particolarmente utile e consente di scaricare il documento in molti formati diversi. È possibile scaricarlo come documento PDF o Microsoft Office se è necessario inviare o inviare per e-mail il documento in un formato di file specifico.
