Guida alle collaborazioni online Suggerimenti, strumenti e app utili
L'arte della collaborazione online è stata lentamente messa a punto nell'arco di un paio di decenni. Si potrebbe sostenere che il networking digitale è iniziato con la popolarità dei telefoni cellulari. Ma il World Wide Web si è espanso per creare un punto d'incontro in cui le idee possono trasformarsi in qualcosa di molto reale e tangibile. Lavorare con un team di qualsiasi dimensione richiederà qualche compromesso. E con gli strumenti e le ideologie giusti è possibile costruire alcuni dei più grandi progressi tecnologici del futuro.
Sembra molto più facile farlo per iscritto rispetto a quando hai bisogno di mettere in moto le tue idee. Devi far riflettere tutti sulla stessa pagina e comunicare le loro idee in modo efficiente. Ciò richiede una forte leadership e la giusta piattaforma per il lancio di sforzi creativi. In questo articolo voglio condividere alcuni dei miei suggerimenti per far collaborare il tuo team online.
Ottenere organizzato il team
Per molte prove ed errori sono giunto alla conclusione che l'organizzazione è il numero uno consiglio che dovresti seguire. Se togli qualcosa a questo articolo, dovrebbe essere come organizzare il tuo team.
(Fonte immagine: applec2400)
Ogni progetto potrebbe necessitare di un diverso stile di organizzazione. Devi avere un metodo pulito per condividere idee e raggruppare argomenti correlati. L'e-mail è una scelta ovvia poiché è possibile impostare categorie e tag per le discussioni archiviate. Ma non è così eccezionale per la condivisione in tempo reale tra più persone.
Forum privati
Le applicazioni di chat sono un'altra soluzione, ma non così grandiose con il salvataggio di conversazioni di testo più vecchie. Ciò significa che è estremamente difficile organizzare le informazioni o persino accedervi in un secondo momento.
Credo che un forum di discussione privato possa essere il luogo perfetto per condividere queste idee. Ciascun membro del team può creare nuovi thread e rispondere ai commenti in tempo reale. Non importa chi è online poiché tutti i post precedenti sono collegati in modo lineare. Puoi anche raggrupparli in categorie e sottocategorie sulla home page del forum.
Generalmente, la maggior parte degli host Web utilizza automaticamente un ambiente server PHP / MySQL. Per le soluzioni open source, consiglio phpBB o Simple Machines. Ognuno ha il proprio set di modelli Web che sono perfetti per le collaborazioni di piccoli team. Entrambi gli script sono ancora in fase di sviluppo attivo e non mostrano segni di arresto in qualunque momento presto.
Attività delegate
Un altro grande ostacolo che incontrerà il tuo team è l'organizzazione delle attività. Questi possono includere qualsiasi cosa, dal marketing, allo sviluppo del contenuto, alla progettazione / grafica e alla codifica del frontend o backend di un sito Web, oltre a considerare qualsiasi altra attività importante che è necessario svolgere.
Per quanto riguarda la gestione delle attività ci sono più che sufficienti soluzioni a pagamento da considerare. Flow è un sistema di gestione delle attività ottimamente progettato per team di piccole e grandi dimensioni. Le attività possono essere raggruppate in un formato elenco o visualizzate su un calendario mensile. Inoltre, puoi organizzare le attività in categorie e tag e collegarli a un utente specifico. La compagnia ha persino sviluppato le app Flow per dispositivi iPhone e Android. Sfortunatamente il loro sistema di gestione costerà fino a $ 100 all'anno e questo non è affidabile per molte piccole imprese.
(Fonte immagine: Dhaval Motghare)
Per una soluzione gratuita raccomando Wunderlist. Questo deve essere uno dei migliori sistemi di gestione delle attività gratuiti che puoi trovare online. La loro app web è molto intuitiva e ti permette di condividere con altri amici nella tua rete. Ciò significa che puoi creare un'area di lavoro del progetto e tutte le nuove attività che creerai si sincronizzeranno automaticamente nei loro account! Wunderlist supporta Mac OSX e Windows, oltre a iPhone, iPad e applicazioni mobili Android.
Archiviazione cloud
Archiviare i tuoi file nel Cloud è quasi diventato una soluzione necessaria ai giorni nostri per archiviare file e condividere file. Ci sono così tante app che puoi trovare che offrono storage basato su cloud per tutti i file di progetto del tuo team.
Lo scopo è quello di impostare una singola area in cui tutti possano accedere a file importanti in qualsiasi momento della giornata. Questo è essenziale se si lavora con persone provenienti da diverse parti del mondo e vivono in fusi orari completamente diversi. Sarebbe difficile rimanere sempre sincronizzati l'uno con l'altro. Ma il cloud storage ha cambiato drasticamente la situazione in meglio.
CloudApp è probabilmente la prima idea che viene in mente. I loro account pro hanno un prezzo molto ragionevole e non hai quasi limiti sul numero totale di file che puoi caricare. Gli utenti gratuiti non vedranno mai la scadenza del loro account, quindi tutti i loro file verranno archiviati in modo sicuro in CloudApp per tutto il tempo necessario.
Un'altra soluzione è Droplr, che è una nuova app sulla scena di Cloud Hosting. Hanno anche un software sviluppato per i sistemi operativi Windows e Mac, il che significa che è possibile bypassare completamente l'interfaccia web. L'unica differenza tra queste due app è il loro design UI e le tabelle dei prezzi. Dai un'occhiata ad entrambi e vedi se preferisci uno rispetto all'altro.
Google Web Apps
Quando parliamo di collaborazione in Cloud, non possiamo dimenticare Google. I loro prodotti pionieristici hanno spinto i limiti nel campo della tecnologia Internet e messo gli strumenti gratuiti nelle mani degli imprenditori. Il mio esempio preferito deve essere Google Docs in cui è possibile creare un numero illimitato di documenti word, fogli di lavoro e presentazioni. Tutto ciò di cui hai bisogno è un account Google e la loro immensa rete di server farm manterrà i tuoi file archiviati in modo sicuro.
La parte migliore è il loro sistema di condivisione unico e l'interfaccia facile da usare. Una volta all'interno di un documento è possibile modificare le impostazioni sulla privacy facendo clic sul “Condividere” pulsante nell'angolo in alto a destra. Ciò visualizzerà le opzioni in cui è possibile aprire il documento al pubblico o limitare a un numero selezionato di persone. Questi sono gestiti da indirizzi e-mail, quindi anche se i membri del tuo team non hanno un account Google possono ancora accedere e modificare il contenuto.
Lavorare su mobile
Non tutti hanno effettuato la transizione dalle piattaforme desktop a quelle mobili. Certo, c'è ancora un forte bisogno di utilizzare i computer desktop che offre un sacco di spazio sullo schermo, per non parlare del supporto per migliaia di applicazioni. Ma i telefoni cellulari con iOS o Android stanno rapidamente diventando la norma nella cultura popolare.
Stiamo anche notando ragazzini che scaricano nuove app sul loro iPhone o iPod Touch. È difficile ignorare il mercato della telefonia mobile quando si tratta di collaborazioni online. Ci sono così tanti prodotti disponibili, ma solo i più famosi sono stati in grado di rilasciare applicazioni per dispositivi mobili.
Due grandi esempi includono Basecamp di 37signals e Socialcast. Basecamp è più uno strumento di collaborazione tradizionale in cui è possibile creare spazi di lavoro del progetto e delegare attività a diversi utenti. Questo è perfetto per i piccoli team di progetto che ottengono un piccolo profitto dal loro lavoro. Il socialcast, d'altra parte, è un prodotto molto più approfondito. Offrono un piano gratuito che è ottimo per testare il sito. Se guardi la pagina delle informazioni sui prodotti, noterai tutti i piccoli dettagli inseriti in questo prodotto. Il loro supporto mobile è impeccabile e ti consente di accedere anche alle funzioni più importanti. Alcuni di questi includono dati di analisi del traffico web, assegnazioni di compiti, e-mail di Outlook e anche widget di microblogging (aggiornamenti di stato, commenti di post, domande, ecc.).
App Web più popolari
Insieme a quanto sopra ho messo insieme una piccola raccolta di applicazioni web molto popolari per la collaborazione online. Sincronizzare compiti e costruire un nuovo progetto non è mai stato così facile con questi potenti strumenti.
Vi consiglio di provare ogni prodotto solo per vedere come funziona per voi. Se qualche app sembra goffo o inutile, non aver paura di lasciarlo cadere e passare a quello successivo. Il tuo tempo non è qualcosa da perdere, e quando trovi l'app giusta lo saprai!
Dropbox
Questa è un'altra startup davvero interessante che deve ancora deludermi. I professionisti del settore tecnologico sanno che il passaparola è un enorme pezzo di marketing. E Dropbox ha dimostrato di essere incredibile con questa tecnica nell'espansione dei limiti di upload degli utenti attraverso i referral affiliati.
Il sito principale ha collegamenti in cui è possibile scaricare il software per Mac, Windows, Linux o anche dispositivi mobili. La loro squadra è incredibile e l'app lo fa davvero “semplifica la tua vita”. Il piano gratuito di base limita lo spazio di caricamento a 2 GB, ma gli account e i team pro possono arrivare fino a 1 terabyte o più!
Wunderkit
Wunderkit potrebbe essere la mia scelta preferita tra tutti gli strumenti di collaborazione online. Questo è sviluppato dalle stesse persone che hanno creato Wunderlist eccetto con molte più funzionalità. L'app ha una connessione sociale in cui ogni utente ha il proprio profilo di rete. Questo mostra le aree di lavoro, le attività, la foto dell'utente, la biografia e altre informazioni personali del progetto corrente. Ma la parte migliore è che Wunderkit ti consente di segmentare il pubblico e spazi di lavoro privati.
Ciò semplifica la collaborazione con molte persone diverse attraverso un'unica applicazione. E ancora meglio, hanno il supporto per le app negli App Store iOS e iOS.
Sync.in
Questa è una piccola ma notevole app da utilizzare come strumento di collaborazione online. Snyc.in creerà note pubbliche che sono definite da ID di chiave univoci. Puoi aggiungere qualsiasi testo come URL di link, punti elenco, markup HTML - davvero qualsiasi forma di inserimento di testo.
Quindi copiando l'URL della nota è possibile condividere lo stesso testo con tutti i partner del team. Hanno la possibilità di modificare ciò che hai già creato o persino aggiungere le loro note nel mix. E puoi definire le impostazioni in cui le modifiche di ciascun autore saranno evidenziate con un colore diverso e categorizzate con un timestamp.
Certo, l'app non è molto utile per archiviare le tue precedenti modifiche. Ma se hai bisogno di un file di testo basato sul cloud per condividere semplici note, Sync.in è perfetto.
Progetti di Zoho
Zoho è molto simile a Basecamp, tranne per il fatto che la loro versione gratuita è estesa per sempre. Qualsiasi account gratuito è limitato a 1 spazio di lavoro del progetto con un numero illimitato di utenti. Sei anche limitato sui caricamenti di file, ma i wiki e altri strumenti sono eccellenti.
Se non hai mai sentito parlare di Zoho Projects, ti consiglio vivamente di fare il tour rapidamente. Questo include alcuni screenshot per familiarizzare con il pannello di amministrazione e molte delle funzioni sottostanti. Il loro prezzo può diventare molto costoso rispetto alle altre opzioni che ho fornito. Ma se riesci a gestire con un account gratuito, Zoho offre un'ottima soluzione come spazio di lavoro di progetto temporaneo.
Relazionato: 15 fantastiche alternative gratuite per la condivisione di file online
Conclusione
Il networking e la collaborazione sono sempre un'area grigia per i nuovi compagni di squadra. Può essere difficile definire chi sono i capi progetto e quali sono i compiti assegnati a ciascun membro. Per fortuna abbiamo accesso alle numerose app disseminate in questo post per rendere il processo un po 'più semplice.
Spero che questa guida abbia chiarito alcuni dei meccanismi interni necessari per lavorare online. Ogni squadra dovrà sentirsi a proprio agio nel condividere idee e avere rispetto per l'altro. I tipi creativi amano costruire cose nuove - è nella nostra natura. E l'unica cosa migliore di costruire idee creative è costruirle con altre persone al tuo fianco.
