Gli strumenti di produttività e produttività fanno davvero il vero?

Quando stavo studiando, tutto ciò di cui avevo bisogno era un blocco note e una penna per tenere traccia di tutti i miei compiti. Questo metodo era valido e affidabile ... fino alla fine della scuola. I miei appunti hanno la tendenza a far crescere le gambe e ad affidarmi a me, e quando sono stato all'università, i quaderni elettronici e i calendari online sono diventati le mie scelte preferite. Computer portatili e PC erano notevolmente più difficili da sbagliare rispetto agli scarabocchi a base di cellulosa dei piani del weekend.

Poi è arrivata l '"abbiamo un'app per quel periodo" - e si scatenò l'inferno. Questo periodo ha dato luogo a tonnellate di app che forniscono uno o due compiti principali per l'utente. Ora possono andare con molti nomi, ma uno dei più popolari è "strumenti di produttività". UN strumento per farti di più produttivo? Cosa c'è da odiare, giusto? Apparentemente, molto.

È il cantante, non la rima

Onestamente, gli strumenti tecnologici possono fare solo così tanto. Nessuno diventa subito un Master Chef solo perché hanno i migliori coltelli da chef. Ad esempio, i correttori ortografici possono aiutare a minimizzare gli errori di ortografia, ma non ti fanno scrivere meglio durante la notte. I sistemi di sincronizzazione ti assicurano di ottenere i file che ti servono ovunque, in qualsiasi momento, ma dovrai comunque tenere traccia di tutte le diverse versioni dei documenti che hai. E devi iniziare il tuo time tracker prima di iniziare a lavorare, altrimenti non viene tracciato nulla.

L'efficacia di questi strumenti inizia con l'utente. Se non sei minimamente produttivo in quello che fai, non aspettarti che gli strumenti funzionino miracoli per te, perché non è quello per cui sono fatti.

La trappola delle liste di cose da fare

Oh, amo le liste di cose da fare. Sono fantastici. Annoto tutto, non dimentico mai più nulla, nessun evento o commissione. Sono diventato la regina della produttività. Poi ho notato tre cadute di essere troppo produttivo per il tuo bene.

L'elefante nella stanza

Uno, sei tenuto a ricordare qualunque cosa: i tuoi colleghi ti chiedono di confermare le cose per loro; il tuo capo ti rimprovera quando perdi una scadenza (dato che è impossibile che tu dimentichi la data); e dimenticando il compleanno di tua madre lancerebbe una guerra nucleare nella tua prossima riunione di famiglia (scusa, mamma).

Non ti è più permesso di dimenticare nulla. Questo è un pensiero spaventoso.

Storia infinita

Due, tu stai costantemente dando la priorità alle tue commissioni ogni volta che aggiungi qualcosa di nuovo alla lista. 'Ottenere il latte' può richiedere fino a una settimana per uscire perché continui a mettere tutto il resto davanti a loro, mentre entrano. E la tua mente avrà la tendenza a dimenticare le cose che hai dimenticato di aggiungere alla tua lista.

Sarai programmato per essere totalmente dipendente da questa lista. L'effetto? Ho cancellato accidentalmente un elenco - di cui non è stato eseguito il backup - una volta nel bel mezzo di un periodo di grande affluenza. Era il caos. Caos totale.

Chi lavora per chi?

Tre, alla fine finirai per elencare, aggiornare, cancellare e cancellare il tuo pianificatore / organizzatore / app / strumento anche quando sei bloccato nel traffico, in attesa di un cliente, seduto alla fermata dell'autobus o quando il tuo telefono è in modalità aereo. Se pensi che sia normale e un comportamento accettabile secondo gli standard odierni, ti chiedo questo: sei più produttivo o fai più lavoro??

Non sono la stessa cosa. Ricorda che il concetto alla base degli strumenti di produttività è che gli strumenti dovrebbero fare Di Più in modo che tu possa fare Di meno. Se non ti aiuta ad avere più tempo per te stesso, allora non dovrebbe essere chiamato uno strumento di produttività.

Il segreto per essere produttivi è ...

... per gestirti bene. Basta avere gli strumenti non è sufficiente, hai anche bisogno di autodisciplina, un approccio organizzato ai tuoi compiti, la possibilità di usare bene le tue risorse e sapere quando lasciar andare. Oh, tenere d'occhio le scadenze e sapere come stabilire le priorità sono anche caratteristiche importanti, ma quelle possono essere aiutate da questi strumenti.

Gentile promemoria per dedicare sempre del tempo a te stesso e alla tua famiglia (anche questi due devono essere separati). Gli umani sono più come le celle della batteria che le macchine. Non possiamo lavorare senza sosta; dobbiamo rallentare, rilassarci, fermarci, ricaricarci e ripartire.

Quindi, se lavori o utilizzi un buggy, lo strumento tecnologico devastato ti sta spingendo oltre il limite di frustrazione, tu sono l'unica persona che può mettere un segnale di stop e fare una pausa.

Strumenti del mio mestiere

Non tutti gli strumenti di produttività sono buoni per tutti. È il motivo principale per cui il tuo collega può piacere un programma di sincronizzazione ma ti piace un altro. È anche il motivo per cui esistono centinaia di liste di strumenti per la produttività che non hanno alcuna somiglianza comune. È un universo libero; puoi usare qualsiasi strumento che 'sincronizza' con te, per così dire.

Ancora più importante, tuttavia, la selezione degli strumenti di produttività è una questione di preferenze personali; è come quando stavi scegliendo quell'accessorio che si sposa bene con il tuo costume di Halloween. Sai quando qualcosa sta funzionando per te e quando non lo è. Non permettere a nessuno di farti pensare che dovresti o puoi usare solo un particolare strumento o app.

Conclusione

Quanto a me, dopo aver lasciato il mio lavoro per diventare libero professionista, fare giochi di prestigio, un bambino bisognoso e portare i miei Maestri sul lato mi ha fatto capire che avevo bisogno di tutto l'aiuto che potevo ottenere. Il mio strumento di produttività preferito? Buon vecchio penna e carta: un notebook tascabile per la precisione. Non devo caricarlo o temere che finisca il succo; Posso fare copie dei miei promemoria, metterli sul frigo, incollarli su un tabellone o inserirli in un libro.

Le mie note sono facili da compilare, scrivere, correggere e aggiornare, e non ho bisogno di un tutorial per usarlo correttamente. Inoltre, ogni volta che ottengo un compito, togliere la nota nel cestino è sempre più soddisfacente che fare clic su "Fatto".